[GWSStudio100本ノック] GWS活用事例を毎日チャットに通知するボットの作り方

はじめに

本記事は、Google Workspace Studio(旧Flows)の実践ノウハウを100本紹介する連載「Google Workspace Studio活用方法100本ノック」の一つとなります。  

「Google Workspaceを導入したものの、実際にはメールとカレンダー程度しか使われていない」「社内に活用事例を広めたいが、ネタ探しや配信作業に手間がかかり継続できない」といったお悩みは多いのではないでしょうか。

本記事では、Google Workspace Studioを活用し、「ネタ探し」「重複チェック」「配信」のプロセスを完全自動化する仕組みをご紹介します。

これにより、管理者の運用負荷をほぼゼロにしつつ、従業員に対して毎日新たな「気づき」を提供できるようになります。

ユースケース

• 全社的なITリテラシー向上
  • 毎日定時に「明日から使える便利機能」を全社員のチャットへ自動配信。マニュアルを読まない層にも自然と知識が浸透し、組織全体のデジタルスキルを底上げする。

• 現場部門のDX推進
  • 営業や製造などの特定部門に向け、Geminiが業務に直結する活用事例を選定して通知。「自分たちの課題」として捉えやすくし、現場主導の業務改善を後押しする。

• マネジメント層の意識改革
  • 会議の効率化や承認フローなど、管理職の悩みに効く事例を重点的に配信。リーダー自身がメリットを実感することで、組織全体のDX推進やツール活用への理解を深める

前提条件

• 利用環境：Google Workspace Studioにアクセスできるユーザーであること。
• 利用アプリ：Google Spreadsheetの作成ができ、通知先のGoogle Chatスペース（またはDM）が事前に用意されていること。
• 社内ルール：AI利用の社内ポリシーや情報管理ルールを確認済みであること。

エージェントの全体図

本エージェントは、平日の朝にGoogle Workspaceの最新かつ実務に直結する活用事例を収集・要約し、Google Chatへ自動配信するとともに、その配信履歴をGoogle Spreadsheet上で一元管理する仕組みです。

構築手順

1. 事前準備

配信履歴を管理するためのGoogleスプレッドシートを作成します。

今回は、管理に必要な情報として「配信日」と「配信内容」の2列を用意します。

2. Google Workspace Studioへのアクセス

Google Workspace Studio にアクセスします。

3. フローの作成

Step1: On a schedule

まず、ボットの実行スケジュールを設定します。

開始日は2026年1月19日とし、平日の毎朝8:00に通知が送信されるようにします。

「Ends」は「Never」、タイムゾーンは「Japan Time」を指定します。

Step 2: Get sheet contents

配信履歴を取得するために、Googleスプレッドシートからデータを参照する設定を行います。

「Find rows get values from」では、すべての配信履歴を取得できるよう、条件を「配信内容 = Any」と指定します。

Step3: Ask Gemini

「Enter a prompt」欄に以下のプロンプトを入力し、「Sources Gemini can use」は「Web, Workspace, and connected apps」に設定します。[[[]]] で囲まれた箇所は「+ Variables」をクリックし、Step2の変数をそれぞれ割り当ててください。

# Role
あなたは企業の生産性向上を支援する「Google Workspace DXコンサルタント」です。
入力された「ターゲット業界・部門」における他社のGoogle Workspace活用事例（Case Studies）を調査・参照し、具体的な業務改善アイディアを一つレポートしてください。

# Guidelines
1. **対象**: Google Workspace（Gemini, Docs, Sheets, Meet, AppSheet, Chat等）を活用した、実在の成功事例または一般的な成功パターンに基づく改善案を提示する。Google Workspaceのみで実現できる事例としてください。すでに「「​配信済みのアイディア」は対象外としてください。参考リンクのない情報も必ず対象外としてください。
2. **具体性**: 抽象的な精神論ではなく、「どのツールを」「どう使って」「どんな課題を解決したか」という**Fact（事実・実績）**を重視する。
3. **情報源**:
 * 可能な限り、Google Workspace公式ブログや信頼できるテックメディアの事例を参考にする。
 * 情報の信頼性を担保するため、参照した事例のリンクを必ず含める。

# Formatting Rules
* **構造**: 各アイディアは `### 💡 改善テーマ / 活用ツール` で開始する。
* **装飾**: 重要なツール名や成果数値は太字 `**text**` を使用する。
* **禁止事項**:
 * 「はい、提案します」などの返答や前置き。
 * 長長とした導入文。
 * 挨拶や署名。

# Output Format Example
### 💡 **フィールド業務の報告自動化** / AppSheet & Gmail
* **事例・課題**: 建設業界のA社では、現場からの報告業務に毎日1時間を要していた。
* **解決策**: ノーコードツール**AppSheet**を用いて、スマホで写真と数値を入力するだけのアプリを開発。入力データは自動で**Docs**の報告書形式に変換され、**Gmail**で管理者に送信される仕組みを構築した。
* **効果**: 報告時間を**1日10分に短縮**し、転記ミスもゼロになった。
* 🔗 [参考事例](https://workspace.google.com/intl/ja/customers/)

### 💡 **会議の議事録作成とタスク管理** / Gemini & Google Chat
* **事例・課題**: IT企業のB社では、会議後の議事録共有とタスクの抜け漏れが課題だった。
* **解決策**: 会議動画を**Gemini**に読み込ませて要約とTo-Doリストを自動生成。その内容を**Google Chat**のプロジェクトスペースに即時投稿し、担当者をメンションするフローを確立した。
* **効果**: 議事録作成工数を**80%削減**し、タスク着手までのリードタイムを半減させた。

# Input Data
​配信済みのアイディア: ​[[[Step 2: Matching values "配信内容"]]]​

Step 4: Notify me in Chat

「Message」に「+ Variables」をクリックし、Step3の変数をそれぞれ割り当ててください。

Step5: Add a row

配信履歴を管理するスプレッドシートに、毎回の配信結果を自動で追記します。

SpreadsheetおよびSheetには、事前準備で作成したスプレッドシートとシートを指定し、Add rowは「After last data row」を選択して常に最終行に追加されるように設定します。

Add data by columnでは、「配信日」列にStep1の実行開始時間を、「配信内容」列にStep2の出力内容が記録されるように項目を割り当てます。

実行テスト

「Test run」と「Start」をクリックし、エージェントが想定どおり動作するかテスト実行します。

テストの結果、エージェントが想定どおり正常に完了したことを確認できました。

Google Chatにも配信が届いていることを確認できます。

配信履歴管理用スプレッドシートの最終行にも、今回の配信内容が正しく追記されていることを確認できました。

まとめ

Workspace Studioで、「情報の鮮度」を保ちながら「運用の手間」をゼロにするボットが作成できました。

本記事で紹介した手順をベースに、自社のポリシーや運用ルールに合わせてプロンプトや配信条件をカスタマイズしていけば、全社展開や他部門への横展開も容易に行えます。

まずは小さく試し、現場のフィードバックを取り込みながら改善を繰り返すことで、「現場に刺さる」具体的な活用事例が自動で届く環境を整えていきましょう。