【入門編】クラウド利用規定・ガイドライン策定ガイド｜進め方から必須項目、注意点まで網羅解説

はじめに

デジタルトランスフォーメーション（DX）推進の鍵となるクラウドサービス。その柔軟性や拡張性の高さから、多くの企業が業務効率化やイノベーション創出のために導入を進めています。しかし、クラウドサービスを安全かつ効果的に活用するためには、組織全体で遵守すべき明確なルール、すなわち「クラウド利用規定」や「クラウド利用ガイドライン」（以下、本記事では「クラウド利用規定等」と総称します）の策定が不可欠です。

「クラウドを導入したいが、何から手をつければ良いのか分からない」「セキュリティは大丈夫だろうか」「従業員が好き勝手に使ってしまったらどうしよう」といった不安や課題をお持ちの企業も少なくないでしょう。特に中堅・大企業においては、管理体制の構築や従業員への周知徹底がより重要となります。

この記事では、クラウド利用規定等の策定を検討されている企業の担当者様に向けて、以下の点を分かりやすく解説します。

クラウド利用規定等がなぜ必要なのか
策定の具体的な進め方（ステップ）
規定等に盛り込むべき主要な項目
策定を成功させるためのポイントと注意点
策定後の運用と見直しについて

この記事を読むことで、クラウド利用規定等の策定に関する基本的な知識を網羅的に理解し、自社における策定作業をスムーズに進めるための第一歩を踏み出すことができるでしょう。

なぜ今、クラウド利用規定・ガイドラインが重要なのか？

クラウドサービスの利用が一般化する一方で、その利便性の裏には情報漏洩、不正アクセス、コンプライアンス違反といったリスクも潜んでいます。クラウド利用規定等を策定することは、これらのリスクを低減し、企業価値を守る上で極めて重要です。

①セキュリティとコンプライアンスの確保

クラウドサービスは、インターネット経由でどこからでもアクセスできる利便性がある反面、適切な管理がなされなければ、機密情報や個人情報が外部に漏洩するリスクを高めます。クラウド利用規定等で、データの取り扱い方法、アクセス権限、セキュリティ対策などを明確に定めることで、従業員のセキュリティ意識を高め、情報漏洩インシデントの発生を未然に防ぎます。

また、業界特有の規制や個人情報保護法など、企業が遵守すべき法的要件は多岐にわたります。クラウド利用規定等は、これらの法令遵守を確実にするための社内ルールとしての役割も果たします。

②ガバナンスの強化と統制の実現

クラウドサービスは手軽に導入できるものが多いため、各部門が個別に契約・利用してしまう、いわゆる「シャドーIT」が発生しやすい環境にあります。シャドーITは、セキュリティリスクの増大やコスト管理の複雑化、IT部門による統制の喪失といった問題を引き起こします。

クラウド利用規定等を設けることで、クラウドサービスの導入・利用に関する承認プロセスや責任体制を明確にし、企業全体のITガバナンスを強化できます。これにより、コストの最適化やIT資産の適切な管理にも繋がります。

③クラウド活用の促進とDX推進の加速

明確なルールやガイドラインが存在しない場合、従業員は「何をして良いのか、何をしてはいけないのか」が分からず、クラウドサービスの利用に躊躇してしまうことがあります。クラウド利用規定等が整備されることで、従業員は安心してクラウドサービスを活用できるようになり、結果として業務効率の向上や新たな価値創造、ひいてはDX推進の加速に繋がります。

クラウド利用規定・ガイドライン策定のステップバイステップ解説

クラウド利用規定等の策定は、以下のステップで進めるのが一般的です。それぞれのステップで何を行うべきかを具体的に見ていきましょう。

ステップ1: 策定体制の構築と目的・範囲の明確化

まず、クラウド利用規定等の策定を推進するチームを編成します。情報システム部門だけでなく、法務部門、総務部門、人事部門、そして実際にクラウドを利用する各事業部門の代表者など、関連する部署を巻き込むことが重要です。これにより、実効性の高い規定等を策定することができます。

次に、策定の目的（何のために規定等を作るのか）と適用範囲（どのクラウドサービスに、誰に適用するのか）を明確にします。例えば、「全社的なセキュリティレベルの向上とコンプライアンス遵守」を目的とし、「全従業員が利用する全てのSaaS、PaaS、IaaS」を適用範囲とする、といった具合です。

ステップ2: 現状把握とリスクアセスメント

既に社内で利用されているクラウドサービスの実態を把握します。どの部門が、どのような目的で、どのクラウドサービスを利用しているのか、どのようなデータが扱われているのかを調査します。

並行して、クラウド利用に伴うリスクを洗い出し、評価（リスクアセスメント）を行います。情報漏洩、不正アクセス、サービス停止、法令違反など、想定されるリスクを特定し、その発生可能性や影響度を評価することで、優先的に対応すべき事項が明確になります。

ステップ3: 方針の決定と規定・ガイドラインの骨子作成

リスクアセスメントの結果や企業のセキュリティポリシー、関連法規などを踏まえ、クラウド利用に関する基本的な方針を決定します。例えば、「機密情報は原則として社内システムで管理し、クラウド上に保存する場合は暗号化を必須とする」といった方針です。

この方針に基づき、規定等に盛り込むべき項目のリストアップと、全体の構成案（骨子）を作成します。この段階で、他社の事例や公開されているテンプレートなどを参考にすることも有効です。

ステップ4: 規定・ガイドライン案の作成とレビュー

骨子に基づき、具体的な条文や説明文を作成していきます。専門用語は避け、誰にでも理解しやすい平易な言葉で記述することを心がけましょう。必要に応じて、図や表を用いるのも効果的です。

作成した規定・ガイドライン案は、策定チーム内だけでなく、関連部門の責任者や、場合によっては外部の専門家にもレビューを依頼し、多角的な視点から内容の妥当性や網羅性を検証します。

ステップ5: 承認と周知・教育

完成した規定・ガイドラインは、経営層を含む適切な承認プロセスを経て正式に発行します。発行後は、全従業員に対して説明会を実施したり、社内ポータルに掲載したりするなどして周知徹底を図ります。

単に周知するだけでなく、eラーニングや研修などを通じて、規定等の内容やクラウド利用における注意点を理解させることが重要です。特に、クラウドセキュリティに関する意識向上は継続的に行う必要があります。

ステップ6: 運用開始と定期的な見直し

規定・ガイドラインを制定して終わりではありません。実際に運用を開始し、その遵守状況をモニタリングします。また、新たなクラウドサービスの登場、技術の進展、法改正、事業環境の変化などに合わせて、規定・ガイドラインの内容を定期的に見直し、必要に応じて改訂していくことが不可欠です。

クラウド利用規定・ガイドラインに盛り込むべき必須項目

クラウド利用規定等に盛り込むべき項目は多岐にわたりますが、ここでは特に重要なものをいくつか紹介します。これらを参考に、自社の状況に合わせて取捨選択・追記してください。

①総則

目的: 規定等の目的を明記します。
適用範囲: 規定等が適用されるクラウドサービスの種類、従業員の範囲などを定義します。
用語の定義: 規定等の中で使用される専門用語や重要なキーワードの意味を明確にします。
責任体制: クラウド利用に関する各部門や担当者の役割と責任を定めます。

②利用申請と承認プロセス

利用申請手続き: 新たにクラウドサービスを利用する場合の申請方法、申請に必要な情報などを定めます。
承認基準・プロセス: 申請に対する承認基準や承認フロー、承認権限者などを明確にします。
利用終了・変更手続き: クラウドサービスの利用を終了する場合や、利用内容を変更する場合の手続きも定めておきましょう。

③情報セキュリティに関する事項

データの分類と取り扱い: 取り扱う情報の機密度に応じた分類（例：機密情報、社外秘情報、公開情報）と、それぞれの取り扱いルール（保存場所、アクセス権限、暗号化の要否など）を定めます。
アクセス管理: ID・パスワードの適切な管理方法、多要素認証の利用推奨・義務化、アクセス権限の付与・剥奪ルールなどを規定します。
禁止事項: 業務に関係のないクラウドサービスの利用、機密情報の無許可アップロード、不正ソフトウェアの利用など、禁止すべき行為を具体的に列挙します。
インシデント発生時の対応: 情報漏洩や不正アクセスなどのセキュリティインシデントが発生した場合の報告手順、対応体制、連絡先などを明確にします。

④クラウドサービス選定基準

セキュリティ評価: 新たにクラウドサービスを選定する際のセキュリティ評価項目（例：第三者認証の取得状況、データセンターの所在地、暗号化方式など）を定めます。
契約条件の確認: サービスレベルアグリーメント（SLA）、利用規約、免責事項など、契約前に確認すべき事項をリストアップします。

⑤遵守事項と罰則

従業員の遵守義務: 従業員が規定等を遵守する義務があることを明記します。
違反時の措置: 規定等に違反した場合の懲戒処分などの措置について定めます。ただし、罰則規定を設ける場合は、就業規則との整合性や法的な妥当性を十分に検討する必要があります。

⑥その他

私的利用の取り扱い: 業務時間外や会社支給端末以外でのクラウド利用に関するルールを定めるか検討します。
教育・研修: クラウド利用に関する定期的な教育・研修の実施について規定します。
規定の見直し: 規定等を定期的に見直す旨とそのプロセスを明記します。

これらの項目はあくまで一例です。自社の業種、規模、利用するクラウドサービスの種類、企業文化などを考慮し、過不足なく、かつ実用的な内容にすることが重要です。

策定を成功させるためのポイントと注意点

クラウド利用規定等の策定をスムーズに進め、実効性のあるものにするためには、いくつかのポイントと注意点があります。

①経営層のコミットメントを得る

クラウド利用規定等の策定と運用は、全社的な取り組みです。経営層がその重要性を理解し、積極的に関与・支援することで、策定プロセスが円滑に進み、従業員の意識も高まります。

②利用者にとって分かりやすく、実践しやすい内容にする

規定等は、法務担当者やIT専門家だけが理解できるものであっては意味がありません。実際にクラウドサービスを利用する従業員が理解しやすく、日々の業務で実践できるような、具体的かつ平易な言葉で記述することを心がけましょう。過度に厳格すぎたり、複雑すぎたりするルールは形骸化しやすいため、バランスが重要です。

③ポジティブな側面も強調する

規定等は、単に「禁止事項」を並べるだけでなく、クラウドを安全かつ効果的に活用するための「指針」であることを伝えることも大切です。「ルールを守ることで、安心して新しい技術を活用し、業務を効率化できる」といったポジティブなメッセージを発信することで、従業員の主体的な協力を促すことができます。

④最初から完璧を目指さない

最初から網羅的で完璧な規定等を作成しようとすると、時間ばかりかかってしまい、なかなか完成しないことがあります。まずは必要最低限の項目からスタートし、運用しながら改善していくというアプローチも有効です。特に、変化の速いクラウド技術に対応するためには、アジャイルな見直しが求められます。

⑤関係各所との連携を密にする

情報システム部門だけでなく、法務、人事、経理、各事業部門など、関連する部署と十分にコミュニケーションを取り、意見を吸い上げながら策定を進めることが、全社的な合意形成と実効性の確保に繋がります。

⑥雛形やテンプレートを参考にしつつ、自社に最適化する

インターネット上には、様々な組織が公開しているクラウド利用規定等の雛形やテンプレートが存在します。これらは非常に参考になりますが、そのまま流用するのではなく、必ず自社の実態や目的に合わせてカスタマイズすることが重要です。

クラウド利用規定・ガイドライン策定後の運用と見直し

クラウド利用規定等は、策定して終わりではありません。その実効性を保ち、常に最新の状態にアップデートしていくための運用と見直しが不可欠です。

①定期的な周知と教育の実施

従業員の異動や入社、規定等の改訂などに合わせて、定期的に周知活動や教育研修を実施し、全従業員の理解度と意識を維持・向上させることが重要です。

②遵守状況のモニタリングとフィードバック

規定等が実際に遵守されているかを定期的にモニタリングし、違反事例や形骸化しているルールがないかを確認します。必要に応じて、監査を実施することも有効です。モニタリング結果は、従業員や関係部門にフィードバックし、改善に繋げます。

③定期的な見直しと改訂プロセスの確立

クラウド技術は日々進化し、新たなサービスや脅威が次々と登場します。また、ビジネス環境や法令なども変化します。これらの変化に対応するため、クラウド利用規定等は少なくとも年に一度は見直しを行い、必要に応じて改訂するプロセスを確立しておくべきです。

見直しの際には、現場の従業員からの意見や、インシデントの発生状況、新たなリスク評価の結果などを踏まえることが重要です。

XIMIXによる支援サービス

ここまで、クラウド利用規定・ガイドラインの策定に関する基本的な進め方やポイントを解説してきました。しかしながら、「何から手をつければ良いか具体的に分からない」「自社のリソースだけでは対応が難しい」「専門的な知見を持つパートナーに相談したい」といったお悩みをお持ちの企業様もいらっしゃるのではないでしょうか。

クラウド利用規定等の策定は、単にドキュメントを作成するだけでなく、企業のセキュリティポリシー、IT戦略、そして事業戦略全体との整合性を考慮しながら進める必要があります。また、策定後も、クラウド技術の進化や法制度の変更に合わせて、継続的に内容を見直し、アップデートしていくことが求められます。

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てDX推進を実現するための重要な基盤となります。専門家の知見を活用することで、より実効性の高い規定等を効率的に策定し、クラウド導入の成功確度を高めることができます。

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