Googleサイトで社内ポータルを構築！デザイン・情報設計・運用の基本【入門編】

はじめに：その社内ポータル、本当に活用されていますか？

多くの企業で情報共有やコミュニケーションの中心として期待される社内ポータル。しかし、「立ち上げたものの、デザインが古く使いにくい」「どこに何の情報があるかわからない」「更新が滞り、形骸化してしまった」といった課題を抱えているケースは少なくありません。特に、DX推進の一環として情報基盤の整備が急務となる中、効果的な社内ポータルの構築・刷新は重要なテーマです。

もし、あなたがGoogle Workspaceを導入済み、あるいは導入を検討されているなら、「Googleサイト」の活用が有力な選択肢となります。プログラミングの知識がなくても、直感的な操作でWebサイトを作成できるツールであり、社内ポータル構築にも適しています。

この記事では、Googleサイトを使って社内ポータルを構築・刷新したいと考えているものの、特にデザイン、情報設計、運用体制に課題を感じている担当者様に向けて、その基本的な考え方と進め方を【入門編】として解説します。この記事を読むことで、Googleサイト活用のメリットを理解し、「使われる」社内ポータル構築への第一歩を踏み出すヒントを得られるでしょう。

なぜGoogleサイトが社内ポータル構築に適しているのか？

数あるWebサイト作成ツールの中で、なぜGoogleサイトが社内ポータルに適しているのでしょうか。主なメリットを見ていきましょう。

①直感的な操作性で誰でも簡単に作成・更新

Googleサイトの最大の特長は、プログラミングやHTMLといった専門知識が不要な点です。ドラッグ＆ドロップの簡単な操作で、テキスト、画像、動画などを配置し、ページを作成できます。これにより、情報システム部門だけでなく、現場の担当者でも比較的容易にコンテンツの作成や更新が可能となり、運用負荷の軽減につながります。

②Google Workspaceとのシームレスな連携

Google Workspace (旧 G Suite) の一部であるため、他のGoogleサービスとの連携が非常にスムーズです。

Googleドライブ: ドキュメント、スプレッドシート、スライドなどのファイルを簡単に埋め込み、常に最新情報を表示できます。
Googleカレンダー: 全社や部署の予定表を埋め込み、スケジュール共有を促進します。
Googleフォーム: アンケートや申請フォームを埋め込み、情報収集や業務プロセスを効率化します。
Googleマップ: 事業所の所在地などを分かりやすく表示できます。

これらの連携により、社内ポータルが単なる情報掲示板ではなく、業務に役立つプラットフォームとして機能します。

③コスト効率の良さ

Google Workspaceのライセンスがあれば、追加費用なしで利用できる点も大きな魅力です。（※一部機能やストレージはプランにより制限がある場合があります）高価な専用ツールやサーバー構築費用が不要なため、特にコストを抑えたい場合に有効な選択肢となります。

④セキュリティとアクセス管理

Google Workspaceの強固なセキュリティ基盤上で動作し、アクセス権限も柔軟に設定可能です。組織全体、特定の部署やグループ、個々のユーザー単位で閲覧・編集権限をコントロールできるため、機密性の高い情報も安全に共有できます。

Googleサイトによる社内ポータル構築の基本ステップ

具体的な構築プロセスに入る前に、大まかな流れを把握しておきましょう。

目的とターゲットの明確化: 誰に、何を伝え、どう活用してほしいポータルなのかを定義します。
サイトの作成: Googleサイトにアクセスし、新しいサイトを作成します。テンプレートを利用することも可能です。
基本的なページ構成の決定: トップページ、部門ページ、規定集、お知らせなど、必要なページ構成（サイトマップ）を検討します。
コンテンツの準備と配置: 各ページに必要なテキスト、画像、ファイルなどを準備し、配置していきます。
デザインの調整: 企業ブランドに合わせてテーマカラーやフォント、ロゴなどを設定します。
アクセス権限の設定: 公開範囲や編集権限を設定します。
公開と周知: サイトを公開し、従業員へ利用方法などを周知します。

次章からは、特に課題となりやすい「デザイン」「情報設計」「運用体制」について掘り下げていきます。

【課題解決1】魅力的で使いやすいデザインのポイント

「デザインは二の次」と考えがちですが、社内ポータルの利用率を左右する重要な要素です。使いにくく、見た目が古いサイトは敬遠されてしまいます。

①テンプレートを活用する

Googleサイトには、ビジネス向けのテンプレートが用意されています。まずはこれらを活用し、基本的なレイアウトの参考にすると良いでしょう。テンプレートをベースに、自社の要件に合わせてカスタマイズしていくのが効率的です。

②コーポレートブランディングを意識する

企業のロゴを配置し、コーポレートカラーを基調とした配色にするだけでも、社員の帰属意識を高め、ポータルへの親近感を醸成できます。一貫性のあるデザインは、信頼感にもつながります。

③シンプルで見やすいレイアウトを心がける

情報を詰め込みすぎず、余白を意識したシンプルなレイアウトが重要です。どこに何があるか直感的にわかるように、ナビゲーション（メニュー）は分かりやすく整理しましょう。

④レスポンシブデザインを考慮する

Googleサイトで作成したサイトは、特別な設定をしなくても自動的にレスポンシブデザインに対応し、PC、タブレット、スマートフォンなど、異なるデバイスでも最適化された表示になります。この点を意識してコンテンツを配置することが大切です（例：横長の大きな画像はスマホで縮小されることを考慮する）。

【課題解決2】迷わせない情報設計の考え方

「情報はあるはずなのに、どこにあるか分からない」これは社内ポータルでよく聞かれる悩みです。情報設計（IA: Information Architecture）は、利用者が目的の情報にスムーズにたどり着けるように、情報を整理・構造化するプロセスです。

①誰に、何を伝えたいかを明確にする

まず、ポータルサイトの主な利用者（ターゲット）と、彼らが求めている情報（ニーズ）を洗い出します。「全社員向けのお知らせ」「営業部向けの資料」「人事部への申請手順」など、ターゲットと情報の種類を明確にすることが第一歩です。

②分かりやすいナビゲーションを設計する

サイト全体の構造を考え、利用者が迷わないようなナビゲーションメニューを設計します。

グローバルナビゲーション: サイト全体で共通して表示される主要メニュー（例：トップ、お知らせ、部署一覧、社内規定、申請書）。階層は深くしすぎず、多くても2階層程度に留めるのが一般的です。
ローカルナビゲーション: 特定のセクション内でのメニュー（例：営業部ページ内の「資料」「報告書」「ツール」）。
パンくずリスト: 利用者がサイト内の現在地を把握できるように表示します。

③コンテンツを整理・分類する

収集した情報を、利用者の視点に立って分かりやすく分類・整理します。「組織別」「業務別」「コンテンツ種別（規定、申請書、ニュースなど）」といった切り口が考えられます。検索機能（Googleサイト標準の検索機能）も重要ですが、基本的な分類がしっかりしていることが、情報発見の基盤となります。

④コンテンツの命名規則を決める

ページタイトルやファイル名に一貫性を持たせることも重要です。例えば、「【日付】〇〇会議事録」「【部署名】〇〇手順書」のようにルールを決めておくと、利用者が内容を推測しやすくなり、検索性も向上します。

【課題解決3】継続的な活用を支える運用体制の構築

素晴らしいポータルサイトを構築しても、更新が止まってしまっては意味がありません。持続可能な運用体制を構築することが成功の鍵です。

①更新担当者と役割分担を明確にする

誰が、どの情報を、いつ、どのように更新するのか、具体的な役割分担を決めます。全社的なお知らせは広報部、部署ごとの情報は各部署の担当者、といった形です。Googleサイトは共同編集が可能なので、複数人での分担作業も容易です。

②更新ルールやガイドラインを策定する

コンテンツの品質を保ち、運用をスムーズにするために、簡単なガイドラインを作成しましょう。

掲載情報の承認プロセス
文体や表現のトンマナ
画像のサイズや形式
個人情報や機密情報の取り扱いルール
古い情報の削除・アーカイブ基準

③アクセス権限を適切に管理する

情報の機密性に応じて、適切なアクセス権限（閲覧権限、編集権限）を設定・管理することが重要です。Google Workspaceのグループ機能を活用すると、部署単位などでの権限管理が効率的に行えます。定期的な権限の見直しも必要です。

利用状況の分析と改善

Googleアナリティクスなどを連携させることで、どのページがよく見られているか、どのようなキーワードで検索されているかといった利用状況を分析できます。（※設定には専門知識が必要な場合があります）データに基づいてコンテンツや構成を定期的に見直し、改善していくことが、ポータルサイトを「生きた」ものにするために不可欠です。

XIMIXによる支援サービス：さらなる活用と課題解決に向けて

ここまで、Googleサイトを用いた社内ポータル構築の基本的なポイントを解説してきました。これらの基本を押さえるだけでも、十分効果的なポータルサイトを構築・運用することは可能です。

しかし、実際にプロジェクトを進める中では、

「自社の要件に合わせた、より高度なデザインや機能を実現したい」
「全社規模での展開にあたり、情報設計のコンサルティングを受けたい」
「多忙な中で、サイト構築や運用の一部を専門家に任せたい」
「ポータルサイトを起点とした、さらなる業務改善やDX推進につなげたい」

といった、より高度なニーズや、リソース不足といった課題に直面することも少なくありません。

私たちNI+Cが提供するXIMIXは、Google CloudおよびGoogle Workspaceの導入・活用支援に特化したサービスです。多くの企業様のDX推進をご支援してきた豊富な経験に基づき、Googleサイトを活用した社内ポータル構築においても、お客様の課題解決を力強くサポートします。

現状分析と要件定義: お客様の現状の課題やポータルサイトに求める役割をヒアリングし、最適な構成や機能を定義します。
情報設計コンサルティング: 使いやすく、利用者が迷わない情報設計をご提案します。
サイト構築支援・代行: お客様に代わって、あるいは共同で、Googleサイトの構築作業を行います。Google Workspaceの各種機能連携もスムーズに実現します。
運用体制構築サポート: 持続可能な運用体制の構築をお手伝いします。

もし、Googleサイトでの社内ポータル構築・刷新において、デザイン、情報設計、運用体制、あるいはそれ以上の課題をお持ちでしたら、ぜひ一度XIMIXにご相談ください。