Googleサイトで社内ポータルを構築！デザイン・情報設計・運用の基本【入門編】

はじめに：その社内ポータル、「使われない」から「なくてはならない」存在へ

多くの企業で導入されている社内ポータル。しかし、「デザインが古くて誰も見ない」「情報がどこにあるか探せない」「重要な情報が更新されず形骸化している」といった悩みを抱えてはいないでしょうか。

DX推進が経営の重要課題となる現代において、社内の情報共有基盤であるポータルサイトの価値は、これまで以上に高まっています。もし、貴社がGoogle Workspaceを導入済み、あるいは導入を検討中であれば、その解決策は身近な場所にあります。「Googleサイト」の活用です。

Googleサイトは、プログラミング知識がなくても直感的にWebサイトを作成できる、Google Workspaceの標準機能の一つです。本記事では、Googleサイトで社内ポータルを構築したい担当者様に向けて、単なる作り方だけでなく、「価値あるポータル」を構築・運用するための戦略を、基本から応用まで徹底的に解説します。

この記事を読めば、Googleサイトの真のポテンシャルを理解し、全社的な情報共有を活性化させる第一歩を踏み出せるはずです。

なぜ、社内ポータルに「Googleサイト」が最適なのか？

数あるツールの中で、なぜGoogleサイトがこれほどまでに社内ポータルに適しているのでしょうか。その理由は、現代のビジネス環境が求める4つの重要な要素を高いレベルで満たしているからです。

①専門知識は不要！誰もが「作り手」になれる直感的な操作性

最大の特長は、HTMLなどの専門知識を一切必要としないことです。テキストや画像、動画の配置はドラッグ＆ドロップで完結。これにより、情報システム部門に頼ることなく、各部署の担当者自身が迅速に情報を発信・更新できます。情報の鮮度が命である社内ポータルにおいて、この「現場主導の運用」が可能になる点は、極めて大きなメリットです。

②Google Workspaceとのシームレスな連携による業務効率化

Googleサイトは、Google Workspaceの一部として設計されており、各種サービスと驚くほどスムーズに連携します。これにより、ポータルは単なる「お知らせ掲板」から、日々の業務と直結した「業務プラットフォーム」へと進化します。

Googleドライブ: 企画書や報告書、マニュアルなどのドキュメントを直接埋め込めます。元ファイルを更新すれば、ポータル上の表示も自動で最新版に切り替わるため、版管理の手間がありません。
Googleカレンダー: 全社や部門の予定表を埋め込むことで、誰もがリアルタイムにスケジュールを把握できます。
Googleフォーム: 各種申請書やアンケートを簡単に作成・埋め込みでき、情報収集や承認プロセスを効率化します。
Looker Studio (旧データポータル): 売上データやWeb解析データなどを可視化したダッシュボードを埋め込み、データドリブンな文化の醸成を促進します。

③圧倒的なコストパフォーマンス

Google Workspaceのライセンスがあれば、追加費用なしで利用可能です。高価な専用ツールやサーバー構築・維持費が不要なため、特にコストを重視する企業にとっては最適な選択肢と言えるでしょう。

④Google基準の強固なセキュリティと柔軟なアクセス管理

企業の情報を扱う上で、セキュリティは最重要項目です。GoogleサイトはGoogleの堅牢なセキュリティ基盤上で動作し、アクセス権限も柔軟に設定できます。

組織全体への公開
特定の部署やグループ（Googleグループ）のみに限定公開
特定のユーザーのみに編集権限を付与

これにより、情報の機密性に応じて公開範囲を厳密にコントロールでき、安全な情報共有を実現します。アクセス権限のないユーザーがURLにアクセスした場合、「権限が必要です」というメッセージが表示され、コンテンツは一切閲覧できません。

Googleサイトの限界と注意点

多くのメリットがある一方、Googleサイトが「できないこと」や導入時の注意点も理解しておく必要があります。

動的な機能の限界: 複雑なデータベース連携、ワークフローの自動化、会員制サイトのような動的な機能の実装は標準ではできません。あくまで情報共有を主目的とした静的なサイト構築に適しています。
デザインの制約: 直感的な反面、ピクセル単位での緻密なデザイン調整や、企業独自の複雑なレイアウトを完全に再現することは難しい場合があります。
高度な検索機能: Googleの検索機能は強力ですが、SharePointのようなエンタープライズサーチ（複数システムを横断した検索）とは異なり、検索対象は基本的にGoogleサイト内と埋め込まれたGoogle Workspaceのコンテンツに限られます。

これらは、Googleサイトが「情報共有のハブ」であることに特化しているためです。より高度な要件（例：基幹システムとの厳密な連携）がある場合は、他のツールやGoogle Cloudを活用した開発が必要になる場合があります。

【実践編】価値ある社内ポータル構築 3つのフェーズ

効果的なポータルサイトは、思い付きでは作れません。「計画」「構築」「運用・改善」という3つのフェーズに分けて、戦略的に進めることが成功の鍵です。

フェーズ1：計画 ― 成功の9割は準備で決まる

最も重要なのが、この計画フェーズです。ポータルの成否はここで決まると断言できます。

①目的とターゲットの明確化

「誰に、何を提供し、どうなってほしいのか」を具体的に定義します。例えば、「全社員に、経営層のメッセージを迅速に伝え、ビジョンへの共感を深めてもらう」「営業担当者に、最新の提案資料をいつでも提供し、提案の質とスピードを向上させる」といった形です。この目的が曖昧だと、情報が羅列されただけの「使われない」ポータルになってしまいます。

②コンテンツの棚卸しと情報設計（IA）

ポータルに掲載すべき情報を洗い出し、整理・構造化します。利用者が迷わず情報にたどり着けるよう、分かりやすいナビゲーションメニューを設計しましょう。

グローバルナビゲーション: 全ページ共通の主要メニュー（例: トップ、お知らせ、部署一覧、社内規程、申請書）。階層は深くしすぎない（多くても3階層まで）のがポイントです。
コンテンツの分類: 「組織別」「業務別」「コンテンツ種別」など、利用者の視点で情報を分類します。
命名規則: ページタイトルやファイル名に「【20250627】〇〇会議事録」のような一貫したルールを設けることで、検索性が格段に向上します。

③推進体制とガバナンスの設計

特に中堅〜大企業において重要になるのが、この視点です。

推進体制: ポータル構築・運用を主導するプロジェクトチーム（情報システム、広報、人事、現場部門の代表者など）を明確にします。
運用ルールの策定: 「何を」「いつ」「誰が」更新するのか、承認プロセスは必要か、といった基本ルールを定めます。

フェーズ2：構築 ― デザインと機能性の両立

計画に基づき、実際にGoogleサイトを構築していきます。

①テンプレートを活用した効率的なデザイン

Googleサイトには、ビジネス向けの優れたテンプレートが用意されています。まずはテンプレートをベースに、自社のロゴやコーポレートカラーを設定し、統一感のあるデザインを目指しましょう。

②「使いやすい」トップページデザインの具体例

デザインのポイントは「シンプルさと分かりやすさ」です。情報を詰め込みすぎず、余白を活かしたレイアウトを心がけてください。特にトップページは「玄関」です。利用者が求める情報に素早くアクセスできるよう、以下のようなコンポーネントの配置を推奨します。

最重要なお知らせ（メインビジュアル）: 全社的な重要連絡事項。
新着お知らせ一覧: 各部門からのお知らせなど、更新頻度の高い情報。
全社カレンダー: 重要な全社イベントや締め切り。
主要コンテンツへの導線: 申請書一覧、社内規程、各部門へのリンクなど。
よく使うツール（リンク集）: 勤怠管理や経費精算など、他システムへのリンク。
検索窓: 必須の機能です。

Googleサイトはレスポンシブデザインに自動で対応するため、PCでもスマートフォンでも見やすいレイアウトを意識することが重要です。

フェーズ3：運用・改善 ― 「生きている」ポータルへ

ポータルは完成したら終わりではありません。継続的に活用され、改善し続けるための「形骸化させない仕組み」が不可欠です。

①運用体制と更新ルールの実行

計画フェーズで策定した体制とルール（「誰が、どの情報を、いつ、どのように更新するのか」）を実行に移します。「全社に関わるお知らせは広報部が毎週月曜に更新」「各部署の情報は、部署ごとに指名された担当者が随時更新する」といった具体的なルールです。表記のトンマナを定めた簡単なガイドラインを作成すると、品質の維持に繋がります。

②利用状況の分析と改善サイクル（PDCA）

Googleアナリティクスとの連携により、ページの閲覧数（PV）、利用者の遷移ルートなどのデータを分析できます。

どの情報がよく見られているか？
逆に、見られていない重要なコンテンツは何か？

これらのデータを基に、「見られていない重要情報はトップページの導線に追加する」「検索が多いキーワードは、専用の解説ページ（FAQ）を作成する」といった改善を定期的に行うことで、ポータルサイトは常にユーザーにとって価値ある存在であり続けます。

【応用編】Googleサイト活用のヒント

基本を押さえた上で、さらにポータルの価値を高めるためのヒントと、具体的な活用例をご紹介します。

事例1：部署横断プロジェクトの情報ハブ

部門紹介ページとは別に、特定のプロジェクト専用のページを作成します。関連ドキュメント（議事録、WBS、設計書など）をドライブから埋め込み、カレンダーで定例会議の予定を共有。これにより、関係者全員が常に最新情報にアクセスできる、プロジェクト推進のハブとして機能します。

事例2：新入社員向けオンボーディングサイト

入社手続きに必要な書類、社内ツールのマニュアル、組織図、企業文化を紹介するコンテンツなどを一つにまとめたサイトを作成します。新入社員は、このサイトを見るだけで必要な情報を網羅的に得ることができ、人事部門の教育コスト削減にも繋がります。

事例3：ナレッジ共有・FAQサイト

「よくある質問」とその回答、業務マニュアル、過去のトラブルシューティング事例などを集約したナレッジベースを構築します。Googleサイトの強力な検索機能と組み合わせることで、社員が自己解決できる範囲が広がり、問い合わせ対応の工数を削減できます。

よくある質問（FAQ）

①独自ドメインを設定することはできますか？

はい、可能です。Google Workspaceの管理コンソールから設定することで、「portal.yourcompany.com」のような分かりやすいURLでアクセスできるようになります。

②Googleサイトでできないことは何ですか？

前述の通り、複雑なデータベース連携やワークフローなどの動的な機能は苦手です。あくまで情報共有が主目的となります。より高度な要件がある場合は、他のツールやGoogle Cloudを活用した開発の検討が必要です。

XIMIXによる支援サービス：さらなる活用と課題解決に向けて

ここまで、Googleサイトを用いた社内ポータル構築の要点を解説してきました。しかし、実際のプロジェクトでは、

「自社の特殊な要件に合わせた、より高度な情報設計のアドバイスが欲しい」
「通常業務が多忙で、ポータルサイトの構築・移行にまで手が回らない」
「ポータルを起点に、全社的な業務改善やDXを加速させたい」

といった、より高度なニーズや課題に直面することも少なくありません。

私たちXIMIXは数多くの企業様のDXをご支援してきた豊富な経験に基づき、Googleサイトを活用した社内ポータル構築においても、お客様の課題解決を力強くサポートします。

もし、Googleサイトでの社内ポータル構築・刷新にお悩みでしたら、ぜひ一度XIMIXにご相談ください。

XIMIXのGoogle Workspace 導入支援についてはこちらをご覧ください。
XIMIXのGoogle Cloud 導入支援についてはこちらをご覧ください。

まとめ：Googleサイトで「成果を生む」社内ポータルを実現しよう

Googleサイトは、直感的な操作性、Google Workspaceとの強力な連携、高いコストパフォーマンスを兼ね備えた、社内ポータル構築のための極めて有力なツールです。

成功の鍵は、単にサイトを作るだけでなく、「計画」「構築」「運用・改善」の各フェーズで戦略的に考え、実行することです。

計画: 「誰に、何を伝えたいか」という目的を明確にし、利用者視点の情報設計とガバナンス設計を行う。
構築: シンプルで使いやすいデザインを心がけ、Google Workspace連携をフル活用する。
運用・改善: 更新体制を定め、データを基に改善を続けることで「生きている」ポータルにする。

この記事が、貴社の社内ポータルを、単なる情報置き場から「なくてはならない業務基盤」へと進化させる一助となれば幸いです。より専門的な支援が必要だと感じられた際は、いつでもXIMIXがお手伝いいたします。お気軽にご相談ください。