Googleサイトで作った社内ポータルが使われない？ 活用を促進し形骸化を防ぐ運用ノウハウ

はじめに

「全社的な情報共有を目指し、Googleサイトで社内ポータルを立ち上げたものの、期待ほど活用されていない…」 「最初のうちはアクセスもあったが、情報が更新されなくなり、今ではほとんど見られていないようだ…」

多くの企業で、このようなお悩みを抱えているのではないでしょうか。社内ポータルは、適切に運用されれば情報共有の効率化、社内コミュニケーションの活性化、企業文化の醸成など、DX推進において絶大な効果を発揮するツールです。特に、Google Workspaceを導入済みの企業にとって、Googleサイトは手軽に高機能な社内ポータルを構築できる、非常に強力な選択肢です。

しかし、構築しただけで自然に活用されるわけではありません。本記事では、Googleサイトで構築した社内ポータルが「使われない状態＝形骸化」に陥る根本原因を深掘りし、その具体的な兆候を自己診断できるチェックリストを提示します。

その上で、形骸化を防ぎ、既に形骸化しつつあるポータルを再活性化させるための「計画・準備」「コンテンツ企画」「運用・浸透」という3つのステップに沿った具体的な運用ノウハウ、すぐに使えるコンテンツアイデア、そして成功に不可欠な推進体制のポイントを、専門家の視点から分かりやすく解説します。

この記事が、貴社の社内ポータルを単なる情報置き場から、真に価値ある「情報活用とコラボレーションの基盤」へと進化させる一助となれば幸いです。

なぜ社内ポータルは形骸化するのか？まずは現状を正しく把握する

社内ポータルが活用されなくなる背景には、いくつかの共通した原因が存在します。しかし、対策を講じる前に、まずは自社のポータルがどの段階にあるのかを客観的に把握することが重要です。

形骸化のサイン：あなたの社内ポータル、いくつ当てはまりますか？

以下の項目に当てはまるものが多いほど、形骸化が進行しているサインです。

• 【情報鮮度の低下】 トップページのお知らせが1ヶ月以上更新されていない。

• 【コンテンツの陳腐化】 古い組織図や社内規定がそのまま掲載されている。

• 【利用者の無関心】 ポータルの更新について、社員から何の反応もなくなった。

• 【特定部署の私物化】 一部の部署の情報ばかりが更新され、全社的な情報がない。

• 【目的の曖昧化】 「このポータルで何をしたいのか」を誰も説明できない。

• 【アクセスの手間】 ポータルにたどり着くまでのクリック数が多い、URLが周知されていない。

• 【検索性の欠如】 サイト内検索をしても、欲しい情報が見つからない。

• 【管理者不在・不明確】 誰が管理しているのか、更新を誰に依頼すれば良いのか分からない。

これらの兆候は、これから解説する「形骸化の根本原因」によって引き起こされます。自社の状況と照らし合わせ、どの原因が最も影響しているかを考えてみましょう。

社内ポータルが使われなくなる5つの根本原因

1. 目的・目標が曖昧なままスタートしている 「何のために運営するのか」「誰に、どんな価値を提供したいのか」が不明確では、コンテンツの方向性がブレ、利用者にとって魅力のない場所になります。「情報共有のため」という漠然とした目的だけでは、社員がポータルを開く動機付けにはなりません。

2. コンテンツに魅力がない・情報が古い 社員にとって「見る価値」がなければ、アクセスは途絶えます。業務に必要な最新情報（例：社内規定の改訂、新ツールの使い方）がすぐに見つからない、あるいは興味を引くコンテンツがない状態では、ポータルは忘れ去られてしまいます。

3. 使い勝手が悪く、情報が見つけにくい ナビゲーションが複雑、情報が整理されていないなど、UI/UXが悪い場合も利用意欲を削ぎます。Googleサイトは手軽ですが、情報設計を疎かにすると、かえって使いにくいポータルになります。

4. 社員への周知や利用促進が不足している どんなに優れたポータルも、その存在や利便性が伝わらなければ使われません。導入時のアナウンスだけでなく、定期的な情報発信や「使ってみたくなる仕掛け」が不可欠です。

5. 運用体制が属人化・形骸化している 「誰が、いつ、どのように更新するのか」という運用体制が不明確、あるいは特定個人の善意に依存していると、継続的な情報更新は困難です。これがコンテンツの陳腐化に直結します。

関連記事：Googleサイトで社内ポータルを構築！デザイン・情報設計・運用の基本【入門編】

【実践3ステップ】形骸化を防ぐ！社内ポータル活性化・継続運用の戦略

形骸化の原因を理解したら、次はいよいよ具体的な対策です。ここでは、「計画・準備」「コンテンツ企画」「運用・浸透」という3つのステップに分けて、継続的に活用されるポータルを育てるための戦略を解説します。

ステップ1：【計画・準備編】成功の土台を築く

場当たり的な改善は失敗のもとです。まずは戦略の根幹となる土台を固めましょう。

①目的の再定義とKPI（重要業績評価指標）の設定

「誰の、どんな課題を解決するのか？」を具体的に再定義します。例えば、「全社員への重要情報の伝達を迅速化し、周知徹底を図る」「部門間のナレッジ共有を促進し、業務の属人化を防ぐ」「新入社員のオンボーディングを効率化し、早期戦力化を支援する」など、具体的であるほど施策が明確になります。

目的が定まったら、その達成度を測るKPIを設定し、定期的に観測します。

②推進体制の構築と役割分担

継続的な運用には、しっかりとした体制が不可欠です。

• 推進責任者/チーム: ポータル全体の戦略立案、企画、効果測定、改善を担う中心的な役割を明確にします。各部署との連携ハブとなります。

• 部門担当者: 各部署に情報連絡員やコンテンツ作成担当者を任命します。現場のリアルな情報をスムーズに収集・更新できる仕組みを作り、推進チームの負担を軽減しながら、コンテンツの網羅性と鮮度を高めます。

• 運用ルールの策定: コンテンツの掲載基準、更新フロー、承認プロセス、情報セキュリティに関するルールなどを明文化し、関係者で共有します。

ステップ2：【コンテンツ企画編】「見たい・使いたい」を生み出す

ポータルの価値はコンテンツで決まります。社員が自らアクセスしたくなる、魅力的で価値のあるコンテンツを企画しましょう。

①【業務直結型】必ず見られる必須コンテンツ

これらは社員が業務で必要とする情報であり、ポータルの基本価値となります。情報が常に最新であることが重要です。

• 社内規定・各種フォーマット: 就業規則、各種申請書、経費精算マニュアルなど。

• ITツール・システム関連: 操作マニュアル、FAQ、トラブルシューティング集。

• ナレッジベース: 過去のプロジェクト報告書、成功・失敗事例、顧客からのよくある質問と回答集など。

②【コミュニケーション促進型】組織の一体感を醸成するコンテンツ

業務情報だけでは、ポータルは無味乾燥なものになります。人と組織の「顔」が見えるコンテンツで、風通しの良い組織文化を育みます。

• 社員・組織紹介: 新入社員紹介、活躍する社員へのインタビュー、部署紹介リレー。

• 社内イベント: イベントの告知・参加レポート、サークル活動の紹介。

• 経営メッセージ: 経営層からのビジョンや方針共有。動画メッセージなども効果的です。

③【参加・貢献型】社員を「当事者」にする巻き込みコンテンツ

社員を単なる閲覧者から「参加者」へと変えることで、ポータルへのエンゲージメントは飛躍的に高まります。

• 意見交換・アイデア募集: Googleフォームを活用した業務改善提案、新規事業アイデアコンテスト。

• 社内アンケート: 経営課題や福利厚生に関する意識調査など。

• 称賛・感謝の共有: 「サンクスカード」のような仕組みをオンラインで実現。

【よくある落とし穴】 最初から完璧なコンテンツを揃えようとすると、担当者が疲弊してしまいます。まずは「業務直結型」の情報を確実に整備することから始め、徐々に他のコンテンツを充実させていくアプローチが現実的です。

ステップ3：【運用・浸透編】利用を習慣化させる仕掛け

優れたポータルも、使われなければ意味がありません。社員への浸透と利用を促進する継続的な働きかけが重要です。

①トップメッセージによる強力な後押し

経営層から社内ポータルの重要性や活用への期待を定期的に発信してもらうことで、社員の意識は大きく変わります。「会社が本気で取り組んでいる」というメッセージが、利用の動機付けになります。

②「見るメリット」の継続的な周知

ポータルを見ることで「業務が効率化する」「会社の動きが分かる」といった具体的なメリットを、社内メールや会議の場で繰り返し伝えましょう。

③利用促進キャンペーンの実施

時にはゲーム感覚で楽しめる企画も有効です。

• クイズ企画: ポータル内に掲載された情報から答えを探すクイズ大会。

• コンテンツ投稿コンテスト: 部署紹介や業務ハックなど、テーマを決めてコンテンツを募集し、優れた投稿を表彰する。

• 部署対抗アクセスランキング: 利用率を部署ごとに集計し、ランキング形式で発表する。

④フィードバックを収集し、改善に活かす

定期的なアンケートや意見箱で、ポータルへの要望を収集します。収集した意見を真摯に受け止め、改善に活かす姿勢を見せることが、社員の信頼と「自分たちのポータルだ」という意識を育みます。

関連記事：なぜ「フィードバック文化」が大切なのか？組織変革を加速する醸成ステップと心理的安全性

Googleサイトの特性を活かす！すぐに試せるUI/UX改善のヒント

Googleサイトの強みは、何と言ってもGoogle Workspaceとのシームレスな連携にあります。この特性を最大限に活かし、利便性の高いポータルを実現しましょう。

①埋め込み機能で情報をリッチに見せる

• Googleカレンダー: 全社共通のスケジュールや、各プロジェクトの予定表を埋め込み、全員の予定を可視化。

• Googleドライブ: ドライブ内の資料（ドキュメント、スプレッドシート、スライド）へのリンクを整理・掲載。常に最新版へのアクセスを保証。

• Googleスライド/ドキュメント: 研修資料や報告書をページに直接埋め込むことで、ダウンロードの手間なく閲覧可能に。

• YouTube: 社長メッセージや研修動画などを埋め込み、視覚的に分かりやすく情報を伝達。

②直感的なナビゲーションと強力な検索機能

• 情報設計: グローバルナビゲーションやサイドメニューを論理的に整理し、利用者が迷わない構造を設計します。

• 検索性の向上: Googleサイトの検索機能は強力です。ページタイトルや本文に利用者が検索しそうなキーワードを適切に含めることで、検索精度がさらに高まります。

• レスポンシブ対応: スマートフォンやタブレットからも快適に閲覧できるかを確認しましょう。Googleサイトは標準で対応していますが、レイアウトの確認は重要です。

③適切な権限設定でセキュアな情報共有

サイト全体やページ単位で閲覧・編集権限を細かく設定できます。全社公開情報、部署限定情報、プロジェクトメンバー限定情報など、内容に応じてアクセス権を管理し、セキュリティと利便性を両立させましょう。

【中堅・大企業向け】社内ポータルを「経営インフラ」へ昇華させる視点

組織規模が大きくなるほど、社内ポータルは単なる情報掲示板ではなく、企業の成長を支える戦略的な役割を担います。

• 部門横断コラボレーションの触媒: 各部門の取り組みや成功事例、専門知識を共有する場として機能させることで、部門間の壁を越えた協業を促進します。

• 企業文化・バリュー浸透のエンジン: 経営理念や行動指針を、ストーリーや社員の活動事例を通じて発信し続けることで、企業文化の醸成と浸透を支援し、社員エンゲージメントを高めます。

• DX推進のハブ: 全社的なDX戦略、各部門のDX事例、新ツールの導入情報などを集約・発信する中心的な場所と位置づけることで、DX推進を加速させます。

まとめ：社内ポータルは「育てる」もの

本記事では、Googleサイトで作った社内ポータルが形骸化する原因と、それを乗り越え「活用される」ものにするための具体的な運用戦略を解説しました。

社内ポータルの成功は、明確な目的、魅力的なコンテンツ、利用者目線のUI/UX、積極的な利用促進、そしてそれを支える運用体制という5つの要素の掛け算で決まります。これらは一度構築して終わりではなく、利用状況を分析し、社員の声に耳を傾けながら、継続的に改善を続ける「育てる」視点が不可欠です。

まずは、本記事のチェックリストで自社の現状を把握し、できるところから改善に着手してみてはいかがでしょうか。小さな成功体験の積み重ねが、社員のエンゲージメントを高め、ポータル活性化の原動力となります。

適切に育てられた社内ポータルは、情報共有の効率化に留まらず、組織の一体感を醸成し、DXを力強く後押しする、まさに「企業の成長エンジン」となり得る存在です。

専門家による伴走支援で、社内ポータル活用を成功へ導く

ここまで、社内ポータル活性化のノウハウをご紹介しましたが、

• 「具体的な企画・設計から専門家に相談したい」

• 「既存ポータルの課題を客観的に診断し、改善策を提案してほしい」

• 「運用体制の構築やコンテンツ企画を軌道に乗せるまで、伴走支援してほしい」

といった課題をお持ちの企業様も多いのではないでしょうか。

私たちXIMIXは、Google CloudおよびGoogle Workspaceの導入・活用支援における豊富な実績と専門知識を有しています。多くの企業様の情報共有基盤の構築をご支援してきた経験に基づき、貴社の社内ポータルが真に「活用される」ものとなるよう、企画から設計、構築、そして運用定着化まで、専門家の視点からトータルでサポートいたします。

社内ポータルの刷新や活性化、DX推進に関するお悩みは、ぜひお気軽にXIMIXまでお問い合わせください。

XIMIXのGoogle Workspace 導入支援についてはこちらをご覧ください。
XIMIXのGoogle Cloud 導入支援についてはこちらをご覧ください。