[GWSStudio100本ノック] フォーム送信をトリガーに、回答内容をGoogle Chatへ通知する仕組み

はじめに

本記事は、Google Workspace Studio(旧Flows)の実践ノウハウを100本紹介する連載「Google Workspace Studio活用方法100本ノック」の一つとなります。  

今回は、Google フォームの回答を管理画面に確認しに行く手間や見落としを減らし、担当者が素早く内容を把握することが目的です。 フォームの新しい回答が送信された瞬間に、回答内容をGoogle Chatへ自動通知する仕組みを整えることで、情報の確認漏れを防ぎ、個別の対応を迅速に行えるようにします。

ユースケース

今回作成するエージェントの代表的なユースケースとしては以下のようなことが考えられると思います。

• 問い合わせ窓口の一次チェック
  
  • お客様から問い合わせフォームに投稿があった際、その内容をChatに自動通知。回答内容のスプレッドシートを都度チェックしなくても、手元のデバイスで即座に内容を確認でき、初期対応のスピードが向上します。
• アンケート回答のリアルタイム把握
  
  • イベントやセミナーのアンケートフォームに回答があったタイミングで、内容が直接Chatに届きます。移動中や別タスクの最中でも、どのような意見が届いているかを逃さずキャッチでき、即座に状況を把握できます。
• 社内申請の自分専用通知
  
  • 備品購入や休暇申請など、自分が管理しているフォームの提出状況をリアルタイムで通知。Chatを活用することで、確認漏れや承認作業の遅れをゼロにします。

前提条件

• 利用環境：Google Workspace Studioにアクセスできるユーザーであること。
• 利用アプリ：Google フォーム が作成済みであり、通知先の Google Chatが用意されていること。
• 社内ルール：フォームで収集した個人情報や機密内容を外部ツール（AI等）や自動連携に利用する際、社内のセキュリティポリシーや情報管理ルールに抵触しないことを確認済みであること。

エージェントの全体図

Step1：
フォーム送信をトリガーにエージェントを起動します 「When a form response comes in」を起点（トリガー）として設定します。これにより、回答が届いた瞬間にリアルタイムで処理が動き出します。

Step2：
フォームに入力されたすべての回答内容を、Google Chatに通知します (Notify me in Chat)

構築手順

フォームの準備

回答を受け付けるための Google フォームを準備します。

エージェントの新規作成

まず、Workspace Studioの画面へアクセスします。
続いて、左上の「＋」ボタンより「New flow」を選択します。

Starter

Step1：
「When a form response comes in」を選択します。

「Form」にフォームの準備で作成したフォームを設定します。

Actions

Step２：chatへの通知の設定
「Notify me in Chat」を選択します。

「#新規回答を受け付けました」など記載し、「+Variables」->「Form response」を選択します。

実行テスト

作成したエージェントを有効化します。エージェントの下部に存在している「Turn on」のボタンを押してエージェントを有効化します。chatへフォームの回答内容が通知されていることが確認できました！

まとめ

Google フォームの回答をGoogle Chat へ自動通知するエージェントを組むことで、見落としや対応の遅れを一気に減らせます。 Google Workspace Studio なら、スターターに「When a form response comes in」、アクションに「Notify me in Chat」を設定するだけで、数分で仕組み化が可能です。 まずは自分専用のリアルタイム通知を導入し、回答内容を即座に把握できる環境を整えたうえで、より高度なエージェントづくりにも挑戦していきましょう。