[GWSStudio100本ノック] 営業の情報収集を「ゼロ」に。顧客の重要ニュースを毎朝Chatに届ける方法

はじめに

本記事は、Google Workspace Studio(旧Flows)の実践ノウハウを100本紹介する連載「Google Workspace Studio活用方法100本ノック」の一つとなります。  

「担当している顧客の最新情報を把握しておきたいが、毎日何社ものニュースサイトを巡回するのは時間が足りない……」 「顧客のプレスリリースを見逃してしまい、商談で話題に出せなかった……」

このような経験はありませんか？ 情報の鮮度はビジネスの武器ですが、その収集コストは馬鹿になりません。

そこで今回は、Google Workspace Studio を活用して、「指定した企業のWeb上のニュースを毎朝自動で検索し、重要な情報だけを要約してGoogle Chatに届ける」 仕組みを構築します。

前提条件

• 利用環境：Google Workspace Studioにアクセスできるユーザーであること。
• 利用アプリ：Google Spreadsheetが利用可能で、通知先のGoogle Chatスペース（またはDM）が事前に用意されていること。
• 社内ルール：顧客リストをAIに渡す際の社内ポリシーや情報管理ルールを確認済みであること。

エージェントの全体図

本エージェントは、平日の朝にスプレッドシート上の顧客リストから自分の担当顧客のみを抽出し、その顧客に関連する前日のニュースだけを収集・要約して、Google Chatへ自動通知する仕組みです。

構築手順

エージェントを作成する前に、まずは顧客リストをGoogleスプレッドシートで準備しておきます。

本記事ではサンプルとして、下記のような企業のニュースが自動通知されるケースを想定して進めます。

実際にエージェントを構築していきます。

1. Step1: On a schedule

トリガーの実行タイミングを毎日8:00に設定します。

続いて、「Ends」 を 「Never」（期限なし）に、「Time zone」 を 「Japan Time」（日本時間）にそれぞれ設定します。

Step2: Get sheet contents

「Spreadsheet」と「Sheet」で、作成した顧客リストのスプレッドシートを選択します。

「Column」に「担当」、「Value」に自分の名前を指定し、自分が担当している顧客のみが抽出されるように設定します。

Step 3: Ask Gemini

「Enter a prompt」欄に以下のプロンプトを入力し、「Sources Gemini can use」は「Web, Workspace, and connected apps」に設定します。[[[]]] で囲まれた箇所は「+ Variables」をクリックし、Step1・Step2の変数をそれぞれ割り当ててください。

# Role
あなたは企業のマーケット動向を調査する「ビジネスインテリジェンス・スペシャリスト」です。
入力されたデータ（顧客ニュース）に基づき、事実のみを簡潔にまとめたレポートを作成してください。

# Guidelines
1.  **対象**: 顧客企業そのもの、またはその業界に直接影響を与える重要なニュースを抽出する。今日の日付は[[[Step 1: Start time]]]です。昨日のニュースのみ教えてください。
2.  **事実重視**: 個人的な見解や推測は排除し、報道された事実のみを記述する。
3.  **リンクと日付**:
    * 情報の信頼性を担保するため、必ずソース元の発行日を含める。
    * リンクはURLをそのまま表示せず、Markdown形式 `[Link](URL)` とする。
    * ランディングページではなく、可能な限り具体的な記事ページへ誘導する。

# Formatting Rules
* **構造**: 各ニュースは `### 絵文字 企業名/見出し` で開始する。
* **装飾**: 重要なキーワードは太字 `**text**` を使用する。
* **禁止事項**:
    * 「はい、出力します」などの返答や前置き。
    * 「今日のニュース」などの冗長な大見出し。
    * 挨拶や署名。

# Output Format Example
### 🏢 **株式会社A (企業名)** : 新規事業の開始を発表
* **要約**: 同社は**AIを活用した物流最適化プラットフォーム**の提供を来月より開始すると発表。これにより配送コストの20%削減を見込む。
* 📅 [2024-02-15] - [Link](https://example.com/news/1)

### 🤝 **B社 & C社** : 資本業務提携の締結
* **要約**: 両社は再生可能エネルギー分野での共同開発を目的に、資本業務提携を行うことで合意した。
* 📅 [2024-02-14] - [Link](https://example.com/news/2)

# Input Data
会社名：[[[Step 2: Matching values "会社名"]]]​
ホームページ：​[[[Step 2: Matching values "ホームページ"]​]]

Step 4: Notify me in Chat

「Message」に「+ Variables」をクリックし、Step3の変数をそれぞれ割り当ててください。

実行テスト

「Test run」と「Start」をクリックし、エージェントが想定どおり動作するかテスト実行します。

Step2では、自分が担当している顧客に該当する3件の行だけが抽出されていることを確認できます。

テストの結果、エージェントが想定どおり正常に完了したことを確認できました。

Google Chatに顧客のニュースが通知されていることも確認できました。

また、自分が担当していない顧客「Apple」のニュースも除外されております。

さらに、通知文中の「Link」をクリックすると、ニュース元の記事本文を直接確認できることもテストできました。

まとめ

今回は、Google Workspace Studio を活用して、自分専用の「AIニュースアシスタント」を構築しました。

この仕組みを発展させることで、「特定キーワードを含む技術ブログ・ナレッジ記事の収集」や「競合他社の価格改定・キャンペーン検知」など、より高度なビジネスインテリジェンス基盤としても活用できます。

ぜひ、自社の業務フローや情報収集ニーズに合わせてカスタマイズし、日々の意思決定に役立ててみてください。