[GWSStudio100本ノック] もう大事な連絡を見逃さない！特定メールの件名をチャットに即時通知する自動化術

はじめに

本記事は、Google Workspace Studio(旧Flows)の実践ノウハウを100本紹介する連載「Google Workspace Studio活用方法100本ノック」の一つとなります。  

「大量のメールに埋もれて、クライアントからの至急案件を見逃してしまった……」 そんな経験はありませんか？
現代のビジネスにおいて、メールは情報の宝庫である一方、ノイズも非常に多いツールです。全てのメールをリアルタイムでチェックするのは非効率ですが、特定の重要なメールだけは、普段利用しているチャット（Google Chat）ですぐに気づけるようにしたいものです。
今回は、Google Workspace Studioを活用して、特定の条件に合致するメールが届いた際、その内容をGoogle Chatへ即座に転送する自動化術を解説します。

ユースケース

今回作成するエージェントの代表的なユースケースとしては以下のようなことが考えられると思います。

• 重要な顧客からのお問い合わせ
  • 特定のドメインやメールの件名に「【要確認】」というキーワードを含むメールの検知
• システムアラートの監視
  • サーバーの異常やバグ報告メールをチーム全体に共有。

前提条件

• 利用環境：Google Workspace Studioにアクセスできるユーザーであること。
• 利用アプリ：Gmailで対象メールが受信でき、通知先のGoogle Chatスペース（またはDM）が事前に用意されていること。
• 社内ルール：メール内容をAIに渡す際の社内ポリシーや情報管理ルールを確認済みであること。

エージェントの全体図

エージェントの全体像は下記になります。
とてもシンプルですがたったこれだけで特定の件名のメールをチャットに流すことができます！

構築手順

まず、Workspace Studioのトップページから、左上の「＋」ボタンより「New agent」をクリックします。

エージェントの編集画面の「Starter」から「When I get an email」を選択します。

「When I get an email」の中から「Has the worlds」に検知したいワードを入力します。
今回はサンプルとして「【要確認】」という文言を検知することにしました。

次に「Choose a step」を選択し、表示されたサイドメニューから「Notify me in Chat」を選択します。

「Notify me in Chat」が表示されたかと思います。
「message」の欄にチャットに送信したい内容を記載しましょう。今回はメールの差出人、件名、本文をチャット上に返信するようにしました。

あとは保存したら準備完了です！

実行テスト

事前に件名に「【要確認】」のメッセージがあるメールを作成します。

メールが作成された状態でworkspace Studio上の「Test run」ボタンをクリックしてください。
「Email received」の項目を選択し用意したメールの件名が表示されるはずです。
その状態で「Start」ボタンをしていただくことで作成したフローのテストが行えます。

テスト結果は下記になります。下記のような表示に「Run Completed」と表示されれば成功です！

Google Chatを確認してみましょう。Google  Chatにも飛んでいました！

まとめ

本記事では、Google Workspace Studio（旧Flows）を用いて、特定の件名を含む重要メールを自動でGoogle Chatに転送するエージェントの作り方を解説しました。 大量のメールに埋もれて見逃したくない「至急対応が必要な連絡」や「システムアラート」などを対象に、Gmailで条件に合致したメールを検知し、その差出人・件名・本文を指定したChatスペースへ即時通知する仕組みを解説しています。

本記事で紹介しているシンプルな設定だけで、重要メールの見逃しを防ぎつつ、日常的に使っているChat上で迅速に対応できる環境を整えましょう！