【入門編】Google Workspace 活用度診断！基本機能を使えているか簡単チェックリスト

はじめに

「Google Workspaceを導入してみたけれど、多機能すぎて何から手をつければ良いかわからない…」「GmailやGoogle ドライブは使っているけれど、本当に基本的な機能を活用できているのだろうか？」

中堅・大企業においても、DX推進の一環としてGoogle Workspaceを導入されるケースが増えています。しかし、導入しただけで満足してしまい、その豊富な機能の一部しか活用できていない、いわゆる「宝の持ち腐れ」状態になってしまうことは少なくありません。特に、日常業務で最低限の機能しか使っていないと、Google Workspaceが持つ本来の生産性向上効果やコラボレーション促進効果を十分に享受できない可能性があります。

この記事では、Google Workspaceを導入されたばかりの方や、基本的な使い方に自信がないと感じている初心者の方向けに、主要な基本機能が最低限活用できているかを確認できる簡単なチェックリストをご用意しました。

この活用チェックリストを通じて、ご自身やチームの現状の活用レベルを把握し、より効果的なGoogle Workspace活用への第一歩を踏み出すきっかけとしていただければ幸いです。

※Google Workspace については、こちらのコラム記事もご参照ください。
改めて知りたい「Google Workspace とは」- 機能・メリット・活用法をDX視点で解説
グループウェアの進化がDXを加速する - Google Workspaceに見る次世代の働き方
Google Workspace導入コストを徹底解剖！ライセンスから運用まで費用全体を把握

コミュニケーション編：基本的な連携はできていますか？

まずは、日々の業務に不可欠なコミュニケーションツールからです。メールやチャット、ビデオ会議がスムーズに行えているか確認しましょう。

Gmail：単なるメールソフトになっていませんか？

[ ] ラベルやフィルタを活用して受信トレイを整理していますか？
- 膨大なメールの中から重要な情報を素早く見つけるための基本です。プロジェクト別、取引先別などで整理すると効率が上がります。
[ ] Google カレンダーと連携して、メールから直接予定を作成・確認していますか？
- メールで日程調整の依頼が来た際に、すぐにカレンダーに登録したり、候補日時を提示したりできます。
[ ] Google ChatやMeetへの連携をスムーズに行えていますか？
- メールでのやり取りから、必要に応じてすぐにチャットやビデオ会議を開始できると、コミュニケーションが迅速になります。

Google チャット：効率的なチーム内コミュニケーションができていますか？

[ ] プロジェクトやチームごとに「スペース」を作成し、情報共有や議論を行っていますか？
- メールよりも気軽に、特定のテーマに関するコミュニケーションを集約できます。
[ ] ファイル共有やタスク管理機能をChat内で活用していますか？
- 関連ファイルや担当タスクをスペース内で共有することで、情報が分散するのを防ぎます。
[ ] ステータス表示（アクティブ、離席中など）を適切に設定・確認していますか？
- 相手の状況を把握し、適切なタイミングでコミュニケーションをとるためのマナーです。

Google Meet：スムーズなオンライン会議を実施できていますか？

[ ] Google カレンダーからMeetの会議をスケジュールし、参加者に招待を送れていますか？
- 会議のURL発行や参加者への通知が簡単に行えます。
[ ] 会議中に画面共有機能を活用して、資料や情報を提示できていますか？
- 口頭説明だけでなく、視覚的な情報を共有することで、認識齟齬を防ぎます。
[ ] チャット機能を使って、会議中に質問や補足情報を共有していますか？
- 発言者を妨げずに、リアルタイムで意見交換や情報共有が可能です。

ファイル管理・共同編集編：情報はスムーズに共有・活用されていますか？

次に、資料作成や情報共有の中心となるGoogle ドライブやドキュメントなどの活用状況を確認しましょう。

Google ドライブ：単なるファイル置き場になっていませんか？

[ ] ファイルやフォルダを、適切なメンバーに必要な権限（閲覧者、編集者など）で共有できていますか？
- Google ドライブ共有の基本であり、セキュアな情報共有の第一歩です。誤った共有設定は情報漏洩リスクにも繋がります。
[ ] 「共有ドライブ」を活用して、部署やプロジェクトチーム単位でファイルを管理していますか？
- 個人管理ではなくチームでファイルを管理することで、担当者変更時の引継ぎ漏れなどを防ぎ、情報資産を組織的に管理できます。
[ ] ファイル名やフォルダ構成を分かりやすくルール化し、検索しやすい状態を保っていますか？
- 必要な情報に素早くアクセスするための基本的な整理術です。

Google ドキュメント・スプレッドシート・スライド：同時編集を体験していますか？

[ ] 複数人で同時に同じファイルを開き、リアルタイムで共同編集を行ったことがありますか？
- Google Workspaceの大きなメリットの一つです。会議の議事録作成や資料のレビューなどが効率化されます。
[ ] コメント機能や提案モードを活用して、フィードバックや修正依頼を行っていますか？
- ファイル上で直接コミュニケーションをとることで、修正履歴も残り、効率的なレビューが可能です。
[ ] 版管理（変更履歴）機能を使って、過去のバージョンを確認したり、復元したりしたことがありますか？
- 誤って編集・削除してしまった場合でも、簡単に元に戻せる安心機能です。

スケジュール管理・タスク管理編：効率的な時間管理ができていますか？

最後に、個人の時間管理やチームのタスク管理に関する機能を確認します。

Google カレンダー：自分の予定管理だけに留まっていませんか？

[ ] 自分の予定だけでなく、チームメンバーの空き時間を確認して会議設定などを行っていますか？
- Google カレンダーの使い方として、他者のスケジュール確認は非常に重要です。何度も候補日をやり取りする手間が省けます。
[ ] 会議の目的やアジェンダを、カレンダーの予定詳細に記載していますか？
- 参加者が事前に会議内容を把握でき、より生産的な議論が可能になります。
[ ] 定期的な予定（定例会議など）を繰り返し設定で登録していますか？
- 登録漏れを防ぎ、効率的にスケジュールを管理できます。

Google ToDo リストや Keep：タスクやメモを管理できていますか？

[ ] 自分のやるべきことをToDoリストに入力し、期限を設定して管理していますか？
- Gmailやカレンダーからもアクセスでき、タスクの抜け漏れを防ぎます。
[ ] Google Keepを使って、会議中のメモやアイデアをすぐに記録していますか？
- テキストだけでなく、画像や音声メモも手軽に残せます。リマインダー設定も可能です。

チェック結果はいかがでしたか？基本の次へ進むために

さて、いくつかの基本的な活用項目をチェックしていただきました。もし「いいえ」が多かったとしても、心配はいりません。まずは今回チェックした項目を一つずつ試していくことで、Google Workspaceの利便性を実感できるはずです。

これらの基本機能をしっかりと活用できるようになるだけでも、日々の業務効率は大きく改善される可能性があります。

しかし、基本的な使い方に慣れてくると、次のような課題や要望が出てくるかもしれません。

「もっと部門間の連携をスムーズにしたい」
「申請業務などを効率化できるツールはないか？」
「自社の業務に合わせて、もっと便利にカスタマイズしたい」
「セキュリティ設定はこれで十分なのだろうか？」

Google Workspaceは、ここで紹介した基本機能以外にも、AppSheetを使ったノーコード開発、高度なセキュリティ機能、データ分析連携など、企業のDXを加速させるポテンシャルを秘めています。

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