【Google Workspace】アカウント棚卸の基本｜コスト削減とセキュリティ強化を実現する手順

はじめに

多くの企業で導入が進む Google Workspace ですが、その効果を最大化する上で見落とされがちなのが、定期的なアカウントの棚卸です。日々の業務に追われる中で、「退職者アカウントが放置されているかもしれない」「ライセンス費用が最適化されているか不安だ」といった課題を抱える情報システム部門のご担当者様は少なくありません。

アカウントの棚卸を怠ることは、深刻なセキュリティリスクの増大や不要なライセンスコストの発生に直結し、企業の信頼と経営を揺しかねない問題です。特に、従業員の入退社が頻繁な組織や、プロジェクト単位でのアカウント発行が多い中堅〜大企業にとって、これは避けて通れない「経営課題」と言えます。

この記事では、Google Workspaceを利用されている中堅〜大企業の決裁者層および情報システムご担当者様に向けて、アカウント棚卸の重要性から、具体的な手順、さらには効率化のヒントまでを網羅的に解説します。本記事が、貴社のセキュリティ体制強化とコスト最適化を実現する、確かな一歩となることを願っています。

Google Workspaceのアカウント棚卸が「経営課題」である3つの理由

アカウント棚卸は、単なる「情シスの整理整頓」ではありません。企業の資産と信頼を守るための、極めて重要な経営・セキュリティ戦略です。その必要性を3つの観点から解説します。

理由1：深刻な情報漏洩を引き起こすセキュリティリスク

退職者や異動により使われなくなった「放置アカウント」は、悪意のある第三者にとって格好の標的です。放置されたアカウントは、不正アクセスの侵入口や内部からの情報漏洩の温床となり得ます。

例えば、退職者が保持していた認証情報で社内データにアクセスされたり、アカウントが乗っ取られて機密情報が外部に流出したりするインシデントも存在します。これは企業の社会的信用を失墜させるだけでなく、事業継続そのものを脅かす重大なリスクです。

実際に、情報処理推進機構（IPA）が発表する「情報セキュリティ10大脅威」においても、内部不正による情報漏洩や不適切なアクセス管理は常に上位のリスクとして挙げられています。万が一、放置アカウントが原因で顧客情報が漏洩した場合、その損害賠償や信用の回復には計り知れないコストがかかります。

理由2：気づかぬうちに流出する「不要なライセンスコスト」

Google Workspaceは、ユーザーアカウント数に応じたサブスクリプションモデルです。つまり、利用されていないアカウントにも毎月コストが発生しています。

例えば、従業員1000名規模の企業で、Enterprise Standardプラン（月額3,060円/ユーザー）を利用していると仮定します。もし、実態として5%（50名）のアカウントが退職者や休眠ユーザーのものであった場合、3,060円 × 50アカウント × 12ヶ月 = 年間 1,836,000円ものコストが、気づかぬうちに流出している計算になります。

従業員規模が大きくなればなるほど、この「無駄な支出」は数百万単位に膨れ上がります。定期的な棚卸は、この無駄をなくし、その予算をより戦略的なIT投資（例: 新規サービスの導入、セキュリティ強化策）へと振り向けるための、最も直接的で効果的な手段です。

理由3：企業の信頼を左右するコンプライアンスと内部統制

適切なアカウント管理は、個人情報保護法や各種業界ガイドラインといった法的要件、そして上場企業に求められる内部統制（J-SOX法など）の観点からも不可欠です。

「誰が、いつ、どの情報にアクセスできるのか」を明確に管理し、そのライフサイクル（作成・変更・削除）を徹底することは、監査対応における基本要件です。アカウント棚卸は、これらのコンプライアンス要件を満たし、企業のガバナンス体制と社会的な信頼性を維持するための基礎的な活動なのです。

【実践】アカウント棚卸の具体的な進め方 5ステップ

それでは、実際にアカウント棚卸を進めるための具体的な手順を5つのステップで解説します。Google Workspaceの管理コンソールを活用し、着実に進めていきましょう。

ステップ1：現状把握 – 全アカウントのリストアップと可視化

まず、組織内に存在する全ユーザーアカウントを正確に把握します。

管理コンソールにログイン: 管理者権限を持つアカウントでGoogle Workspace 管理コンソールにログインします。
ユーザーリストのエクスポート: 左メニューの「ディレクトリ」>「ユーザー」へと進み、画面上部の「ユーザーをダウンロード」をクリックします。
必須項目の選択: ダウンロードする列を選択する際、「最終ログイン日時」と「ステータス（アクティブ/停止中）」は必ず含めてください。CSV形式でエクスポートし、これが棚卸の基礎データとなります。
情報の整理と分類: エクスポートしたCSVファイルをスプレッドシートなどで開き、「最終ログイン日時」で並べ替えます。これにより、長期間ログインしていない休眠アカウントの候補を洗い出します。

ステップ2：不要アカウントの特定 – 人事情報との照合

次に、洗い出したアカウントリストと、人事部門が管理する従業員情報を照合し、不要なアカウントを正確に特定します。

人事データとの突合: 人事部門から最新の退職者・休職者リストを提供してもらい、ユーザーリストと照合します。これにより、退職後も削除されていないアカウントを確実に特定できます。
休眠アカウントの定義: 社内ルールに基づき、「最終ログインから180日以上経過したアカウント」など、休眠アカウントと判断する基準を明確に定めます。この基準に基づき、休眠アカウント候補をリストアップします。

ステップ3：適切なアカウント処理 – 停止・データ移行・削除

特定した不要アカウントに対して、社内ポリシーに基づき適切な処理を行います。即時削除はせず、段階的な対応を推奨します。

アカウントの「停止」: まずアカウントを「停止」状態にします。これにより、ログインやメール送受信がブロックされ、セキュリティリスクを即座に低減できます。万が一、必要なアカウントだった場合（例：休職者の復帰）にも容易に復旧が可能です。
データの移行とバックアップ: アカウントを削除する前に、そのアカウントが保有するGoogleドライブ内のファイルやGmailのデータを、後任者や共有ドライブへ移行、またはバックアップします。、法的要件（例：監査対応）でデータを長期間保持する必要がある場合は、Google Vaultの利用や、サードパーティのバックアップツールの導入を検討します。
アカウントの「削除」: データの移行とバックアップが完了し、関係部署への確認が取れた後、アカウントを削除します。削除後、一定期間内であれば復元可能ですが、基本的には復旧できないため、最終判断は慎重に行います。

ステップ4：ライセンス契約の見直しと最適化

不要なアカウントの整理が完了したら、ライセンス契約を見直してコスト削減を実現します。

ライセンス数の削減: 実際に利用しているアクティブなアカウント数に合わせて、ライセンス契約数を減らします。
ライセンス種類の最適化: 全員が最高機能のライセンスを必要としているわけではありません。利用実態に応じて、「メールとカレンダーのみ利用する」といったユーザーにはより安価なライセンスプランに変更できないか、といったプランの最適化も検討します。（併用制限あり）

ステップ5：運用プロセスの確立と定期的な実施

アカウント棚卸は一度きりのイベントではありません。継続的な運用体制を構築することが最も重要です。

定期的なスケジュールの設定: 「四半期に一度」「半期に一度」など、棚卸の実施頻度をルール化し、年間スケジュールに組み込みます。
プロセスの文書化: 棚卸の手順、判断基準、関係部署との連携フローを文書化し、誰でも実施できるように標準化します。これにより、業務の属人化を防ぎます。

アカウント棚卸を「失敗」させないための重要ポイント

手順通りに進めても、思わぬ落とし穴にはまることがあります。棚卸を成功させる（失敗させない）ための重要なポイントを解説します。

①データ保全の徹底：バックアップと移行は最優先

アカウント削除は、データの完全な消去を意味します。「退職者のデータを後任者が引き継ぐ必要がある」といったケースはもちろん、法的要件や社内規定で定められた保存期間（例：経理データは7年、など）を確認し、必要なデータは必ずバックアップまたは移行してください。

Googleのデータエクスポートツールの利用や、前述のGoogle Vault、専門のバックアップソリューションの導入も有効な選択肢です。

②部門間連携の重要性：「情シスだけ」で進めない体制構築

アカウント棚卸は、情報システム部門だけで完結できません。

人事部門: 正確な在籍情報を得るために、入退社・異動情報をタイムリーに共有する連携体制が不可欠です。
各事業部門: 実際にアカウントを利用する現場へのヒアリングは必須です。「不要に見えるアカウントが、実は特定の業務（例：外部システムとの連携用）で必要だった」というケースは少なくありません。必ず現場の責任者に確認を取りましょう。

③ユーザーへの事前通知とコミュニケーション

アカウントの停止や削除を行う際は、対象ユーザー（休職者など復帰の可能性がある場合）や、そのデータを引き継ぐ関係者への事前通知を徹底しましょう。「突然アクセスできなくなった」といった混乱や業務への影響を未然に防ぎます。

【XIMIXの知見】大規模組織が陥りがちな「棚卸の壁」

特に中堅〜大企業では、以下のような「壁」に直面しがちです。

壁1：組織構造の複雑さ: M&Aによるドメイン統合や、複雑なグループ会社・部署階層により、アカウントの「本来の所属」が不明確になっている。
壁2：対象アカウントの膨大さ: 数千〜数万アカウントを手作業でCSVと突合するだけで、膨大な工数がかかり、途中で挫折してしまう。
壁3：自動化の設計ミス: 人事システムとの連携を試みたが、例外処理（例：出向、業務委託）に対応できず、結局手動調整が発生している。

これらの壁は、標準機能だけでは乗り越えがたい場合があります。この先に示す「自動化」や「専門家の支援」が現実的な解決策となります。

アカウント棚卸を効率化・自動化する実践的アプローチ

大規模な組織において、手作業での棚卸は大きな負担です。効率化・自動化のための実践的なアプローチをご紹介します。

①Google Workspaceの標準機能を最大限に活用する

管理コンソールには、アカウント管理を効率化する機能が多数備わっています。

レポート機能: ユーザーのアプリ利用状況やセキュリティレポートを活用し、休眠アカウントの特定やリスクの可視化に役立てます。
動的グループ: 部署や役職といった属性に基づきユーザーを自動でグループ化し、ポリシーを一括適用することで管理を効率化します。
Context-Aware Access: ユーザーの場所やデバイスのセキュリティ状態に応じてアクセスを動的に制御し、セキュリティを強化します。（棚卸そのものではありませんが、リスク低減に有効です）

②Google Apps Script (GAS) による簡易自動化

スプレッドシートと連携し、「最終ログイン日時が180日以上のアカウントを自動でリストアップし、管理者に通知する」といった簡易的な自動化ツールをGASで開発可能です。手作業の突合を大幅に削減できます。

③人事システム連携：IDaaSによる「ゼロタッチ」管理の実現

最も高度かつ効果的なアプローチが、ID管理システム（IDaaS）の導入です。

IDaaSを人事システム（例：SAP, Workday, SmartHRなど）と連携させることで、入社から退職までのアカウントライフサイクルを自動化します。

プロビジョニング（作成）: 人事システムに入社情報が登録されると、Google Workspaceアカウントが自動で作成され、適切な部署（グループ）に所属されます。
デプロビジョニング（削除・停止）: 人事システムで「退職」ステータスになると、アカウントは即座に「停止」され、データの移行プロセスが自動で開始されます。

これにより、管理負荷を劇的に軽減し、退職者アカウントの放置という最大のリスクを根本から解消します。

専門家の支援が必要な場合はXIMIXへご相談ください

ここまでアカウント棚卸の進め方を解説しましたが、「日々の業務に追われ、棚卸まで手が回らない」「手順は理解したが、自社だけで安全に実施する自信がない」「IDaaSでの自動化を実現したいが、知見がない」といったお悩みもあるかと存じます。

私たちXIMIXは、Google CloudおよびGoogle Workspaceの導入・活用支援における豊富な実績と専門知識を持つプロフェッショナル集団です。多くのお客様をご支援してきた経験に基づき、貴社の課題を解決する最適なご支援を提供します。

運用支援

定期的な棚卸プロセスの確立や、貴社の実態（複雑な組織構造など）に即したセキュリティポリシーの策定、IDaaS（Okta, Azure ADなど）と連携した自動化（ゼロタッチ管理）の設計・構築まで、効率的な運用体制の構築を支援します。

Google Workspace活用最大化支援

アカウント管理に留まらず、貴社のDXを加速させるための、各種機能の活用方法や連携ソリューションをご提案します。

単なるアカウント整理に終わらない、その先のコスト最適化、セキュリティ強化、そして全社の生産性向上までを見据えたご支援をお約束します。Google Workspaceの運用管理にお悩みでしたら、ぜひ一度XIMIXにご相談ください。

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まとめ

本記事では、Google Workspaceのアカウント棚卸について、その重要性（経営課題）から具体的な手順、効率化のヒントまでを網羅的に解説しました。

アカウント棚卸は、セキュリティリスクの低減、不要なコストの削減、そしてコンプライアンス遵守の観点から、すべての企業にとって不可欠な業務です。定期的な棚卸と、将来的には自動化された運用プロセスを確立することで、Google Workspaceをより安全かつ効率的なIT基盤へと進化させ、企業の持続的な成長を支えることができます。

まずはこの記事で紹介したステップを参考に、現状把握から始めてみてはいかがでしょうか。もし自社だけでの対応に困難を感じたり、より専門的なアドバイスが必要な場合は、いつでもXIMIXまでお気軽にご相談ください。