【入門編】Googleドライブの「マイドライブ」とは？共有ドライブとの違いと企業活用の落とし穴を解説

はじめに

Googleドライブは、今や多くの企業で導入が進む、ビジネスに不可欠なツールです。その中核機能である「マイドライブ」は、直感的に使える手軽さから広く利用されています。しかし、その手軽さの裏に、企業のデータガバナンスを揺るがしかねない重大なリスクが潜んでいることをご存知でしょうか。

「社員がマイドライブに重要な業務ファイルを保存しているが、管理は本人任せだ」「退職者が出た際、マイドライブ内の顧客データやノウハウが引き継がれず、行方が分からなくなった」

もし、このような状況に心当たりがあるなら注意が必要です。その問題の根源は、「マイドライブ」の特性と、もう一つの保存場所である「共有ドライブ」との本質的な違いを理解しないまま運用していることにあります。

この記事では、Google Workspaceの導入支援を数多く手掛けてきた専門家の視点から、マイドライブの基本を解説するとともに、共有ドライブとの決定的な違い、そして企業が陥りがちな課題と、それを乗り越え、生産性とセキュリティを両立させるための実践的な活用法を分かりやすく解き明かします。

まずは基本から｜Googleドライブの「マイドライブ」とは？

Googleドライブにおける「マイドライブ」は、その名の通り「自分専用のファイル保管スペース」です。Googleアカウントを持つユーザー一人ひとりに提供され、最も基本的でパーソナルな領域と言えます。

「自分だけの保存場所」としてのマイドライブ

マイドライブは、PCの「ドキュメント」フォルダのような感覚で利用できます。ユーザーはここに、ドキュメント、スプレッドシート、スライドといったファイルの作成・保存、あるいはPCからのファイルやフォルダのアップロードを自由に行うことができます。重要なのは、マイドライブ内にあるファイルやフォルダの「所有者」は、原則としてそのユーザー本人であるということです。この「所有権」の概念が、後述する共有ドライブとの最大の違いであり、企業利用における最重要ポイントとなります。

マイドライブでできること

マイドライブでは、主に以下の操作が可能です。

ファイルの作成・編集: Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォームなどのファイルを新規作成し、直接編集できます。
ファイルのアップロード: PC内にあるドキュメント、画像、動画、PDFなど、あらゆる形式のファイルをドラッグ＆ドロップで簡単にアップロードできます。
フォルダの整理: フォルダを作成してファイルを分類・整理し、階層構造で管理できます。
他者との共有: ファイルやフォルダ単位で、他のユーザーに「閲覧者」「コメント可」「編集者」といった権限を付与して共有できます。

この手軽な共有機能は便利ですが、あくまで「個人の所有物」を他者に「見せている」「編集を許可している」状態に過ぎない、という点を忘れてはなりません。

企業活用で最も重要な比較｜「マイドライブ」と「共有ドライブ」の本質的な違い

Googleドライブを企業で活用する上で、マイドライブと共有ドライブの違いを理解することは、データガバナンスの根幹に関わります。両者の違いは単なる機能差ではなく、設計思想そのものが異なります。

決定的な違いは「データの所有権」

前述の通り、マイドライブ内のデータの所有権は「個人」にあります。一方で、共有ドライブ内のデータの所有権は、個人ではなく「チーム（組織）」にあります。

これが両者の決定的かつ本質的な違いです。共有ドライブにファイルを作成、または移動した時点で、そのファイルの所有権は作成した個人からチーム（組織）へと移管されます。

この所有権の違いが、特にビジネスの継続性において大きな影響を及ぼします。

機能比較表：所有権、管理、共有範囲の違い

比較項目	マイドライブ	共有ドライブ
データの所有権	個人（ファイル作成者・アップロード者）	チーム・組織
管理主体	ユーザー個人	共有ドライブの管理者（組織が指定）
メンバーの役割	共有相手ごとにファイル・フォルダ単位で設定	共有ドライブ単位でより詳細な権限を設定
ファイルの存続	所有者がアカウントを削除するとデータも削除	メンバーが脱退してもデータはドライブ内に残る
主な利用目的	個人の作業ファイル、下書き、メモなど	部署、プロジェクトなどチームで共同利用する公式ファイル

退職者発生時に顕在化するマイドライブのリスク

この「所有権」の問題が最も顕在化するのが、社員の退職時です。もし、重要な取引先との契約書や、長年蓄積してきたプロジェクトのノウハウが退職者のマイドライブにしか保存されていなかった場合、どうなるでしょうか。

管理者が気づかないままその社員のアカウントを削除してしまうと、所有者である本人のアカウントと共に、マイドライブ内の全データが原則として削除されてしまいます。 これは企業にとって計り知れない損失です。データの引き継ぎを退職者の善意に頼るという、極めて脆弱な運用と言わざるを得ません。

なぜ放置は危険なのか？マイドライブの無秩序な利用が招く3つの経営リスク

マイドライブの利便性の裏側で、その無秩序な利用を放置することは、企業に深刻なリスクをもたらします。多くの企業様で、「とりあえず導入」した結果、数年後に顕在化する典型的な失敗パターンです。

リスク1：重要データの散逸と消失（退職・異動時の引き継ぎ漏れ）

前述の通り、マイドライブを業務データのメイン保管場所にしていると、退職や異動の際にデータが適切に引き継がれず、企業の重要資産が丸ごと失われるリスクがあります。また、どのファイルが最新版なのか、誰が最終更新者なのかが分からなくなり、組織全体の情報資産がブラックボックス化してしまいます。

リスク2：情報漏えいに繋がるシャドーITの温床化

マイドライブは手軽に外部ユーザーとファイルを共有できます。しかし、その手軽さゆえに、管理者の目が届かないところで、本来共有すべきでない機密情報が個人の判断で安易に外部へ共有されてしまう危険性があります。これは、いわゆる「シャドーIT」の一種であり、重大な情報漏えいインシデントの引き金となり得ます。

リスク3：非効率なファイル共有と管理コストの増大

各々がマイドライブで独自にフォルダを作り、ファイル共有を繰り返していると、組織全体で統一性のない、複雑怪奇な共有設定が出来上がります。「あのファイルどこだっけ？」と探す時間が増え、生産性は著しく低下します。ROI（投資対効果）の観点からも、従業員の貴重な時間をデータ捜索に費やさせることは、見過ごせないコスト増大要因です。

生産性とガバナンスを両立する「使い分け」という最適解

では、マイドライブは企業で使うべきではないのでしょうか？答えは「No」です。個人の思考整理や下書き作成といった用途において、マイドライブの利便性は非常に高いものがあります。重要なのは、禁止することではなく、「マイドライブ」と「共有ドライブ」を組織のルールとして明確に使い分けることです。

基本原則：「個人」のマイドライブ、「組織」の共有ドライブ

組織として守るべき、最もシンプルで強力な原則は以下の通りです。

マイドライブ: あくまで個人用の作業スペース。「下書き」「個人メモ」「ブレインストーミングの記録」など、組織の公式資産ではない一時的なファイルを置く場所。
共有ドライブ: 部署やプロジェクトチームで扱うすべての公式な業務ファイルを保管する場所。「チームの共有財産」であり、ファイルの所有権は組織にあります。

この原則を徹底することで、個人の生産性を損なうことなく、組織の重要データを安全に管理・蓄積していくことが可能になります。

【実践ユースケース】部門・業務別の使い分けシナリオ

部門・業務	マイドライブの利用シーン	共有ドライブの利用シーン
営業部門	・日々の活動報告のメモ・提案書の個人的な下書き、構成案	・顧客管理台帳、案件進捗リスト・部署共通の提案書テンプレート、契約書控え
開発部門	・個人のコーディング作業やテストデータ・技術調査の個人的なメモ	・プロジェクトのソースコード、設計書・仕様書、テスト報告書、議事録
管理部門	・稟議書のドラフト作成・個人タスクリストの管理	・就業規則、各種申請フォーマット・決算関連資料、取締役会議事録

全社で徹底したいフォルダ構成と命名規則の重要性

共有ドライブを効果的に運用するには、使い分けのルールと合わせて、誰が見ても内容を理解できるフォルダ構成とファイル命名規則を定めることが不可欠です。特に、従来のファイルサーバーからGoogleドライブへ移行する際には、既存のフォルダ構成をそのまま持ち込もうとして失敗するケースが後を絶ちません。クラウドでの共同作業を前提とした、シンプルで分かりやすいルールを初期段階で設計することが成功の鍵となります。

Googleドライブ導入を成功に導くための要点

マイドライブと共有ドライブの戦略的な使い分けを実現し、Googleドライブの導入効果を最大化するためには、いくつかの重要なポイントがあります。

ポイント1：初期段階での利用ルールの策定と周知徹底

技術的な導入以上に重要なのが、利用ルールの設計です。どのようなデータをどちらに保存するのか、フォルダやファイルの命名規則はどうするのか、といったルールを導入の初期段階で明確に定義し、全社的に周知徹底することが不可欠です。

ポイント2：ファイルサーバーからの段階的な移行計画

既存のオンプレミス型ファイルサーバーから移行する場合、一度にすべてを移行しようとすると現場の混乱を招きます。部署やプロジェクト単位で段階的に移行を進める、あるいは新規データから共有ドライブでの運用を開始するなど、現実的な移行計画を立てることが重要です。

ポイント3：専門家による客観的なアセスメントと設計支援の活用

自社の業務フローや企業文化に最適なルール設計やフォルダ構成を、内部だけで策定するのは容易ではありません。多くの企業導入を支援してきた外部の専門家を活用することで、客観的な視点から現状の課題を分析し、将来を見据えた最適な運用設計を行うことができます。ROIの観点からも、導入初期のコンサルティングは、将来発生しうる手戻りやセキュリティリスク対策のコストを大幅に削減する有効な投資と言えるでしょう。

XIMIXの支援

マイドライブと共有ドライブの適切な運用設計は、Google Workspace活用の第一歩に過ぎません。しかし、この第一歩を間違えると、将来に大きな課題を残すことになります。

私たち『XIMIX』は、これまで多くの中堅・大企業様に対し、Google Workspaceの導入から活用促進、セキュリティ強化までを一貫して支援してまいりました。

現状分析から最適な運用設計、移行までをワンストップで支援

お客様の現在のファイル管理状況や業務内容を丁寧にヒアリングし、マイドライブと共有ドライブの最適な使い分けルール、データガバナンスを効かせたフォルダ構成、そしてファイルサーバーからのスムーズなデータ移行計画まで、豊富な知見を基にワンストップでご支援します。また、Google Workspaceのセキュリティ機能を最大限に活用するためのセキュリティアセスメントサービスもご提供しており、貴社の情報資産をあらゆる脅威から守ります。