はじめに
場所や時間に縛られない働き方が当たり前になった今、チームワークを支えるツールが不可欠です。そんな中、情報共有、コミュニケーション、タスク管理など、さまざまな機能を備えた「コラボレーションツール」が注目されています。
しかしいざ導入しようとすると、無料のものから有料のものまで、機能も価格も異なるさまざまなツールがあり、どれを選べばよいのか迷ってしまうかもしれません。
そこで本記事では、厳選した12のおすすめコラボレーションツールをご紹介します。無料ツールから有料ツールまで、機能や価格を比較し、チームに合った最適なツールを見つけましょう。
コラボレーションツールとは
コラボレーションツールとは、チームメンバー間の情報共有、チーム内のコミュニケーション、タスク管理などを円滑にするためのツールです。場所や時間に縛られず、効率的な共同作業を実現するために多くの企業で導入されています。
従来のメールや電話でのやり取りでは、情報が散在したり、コミュニケーションに時間がかかったりといった課題がありました。コラボレーションツールは、これらの課題を解決し、チームワークを強化する強力なツールとして注目されています。
コラボレーションツールの機能
コラボレーションツールにはさまざまな種類のものがあります。その中でも、コミュニケーションのための機能、情報を管理する機能、セキュリティ対策のための機能の3種類が一般的な機能です。これらの機能について、それぞれ解説します。
①コミュニケーション機能
コラボレーションツールにおけるコミュニケーション機能は、チームメンバー間の円滑な情報伝達と関係構築を促進する重要な役割を担っています。
1対1のチャットや1対複数のチャット、音声通話、ビデオ通話などの多様なコミュニケーション機能を持ったツールが多いです。そのほか、掲示板やアンケートでの投票を行うといったコミュニケーションができるツールもあります。
②情報管理機能
情報管理機能は、チーム内で共有する資料やデータを効率的に管理し、必要な情報を必要な時にすぐに取り出せるようにする機能です。プロジェクトの活動を効率化させるために、ファイル管理、ドキュメント管理、タスク管理、カレンダーでのスケジュール管理などの機能が備わっています。
③セキュリティ機能
セキュリティ機能は、コラボレーションツールで扱う機密情報等が、漏えいしないように安全な環境を実現するための機能です。
データの暗号化やアクセス制限、ログインの認証を行う機能などを提供することで、コミュニケーションツールのセキュリティ強化を図っています。
グループウェアとの違い
コラボレーションツールは、自社の従業員や社外メンバーと連携をして業務を進めていき、チーム間・企業間の「コラボレーション」を行うためのツールです。グループウェアも、企業内のコミュニケーションを活性化させ、業務効率向上を行うためのものです。
コラボレーションツールとグループウェアは基本的には同じものですが、近年の製品はより高度化しており、「コラボレーションツール」と呼ばれるようになりました。
コラボレーションツールを導入するメリットとは
企業にコラボレーションツールを導入すると、社内のコミュニケーション活性化が期待できるだけでなく、さまざまな業務が効率化されるなど多くのメリットがあります。ここでは、コラボレーションツールを導入した時の3つの主なメリットを紹介します。
1.スムーズな情報共有・コミュニケーションが可能になる
1つ目のメリットは、情報共有・コミュニケーションがスムーズになることです。
従来のメールや電話でのやり取りでは、情報共有や意思決定に時間がかかっていました。しかし、コラボレーションツールを導入すれば、必要な情報やファイルを共有フォルダに保存し、メンバー全員がいつでもアクセスできるようになります。
また、チャット機能やビデオ会議機能を活用することで、リアルタイムでのコミュニケーションが可能になり、意思決定を迅速化できます。
2.効率的にプロジェクト管理・進行できるようになる
2つ目のメリットは、複雑なプロジェクトでも効率的に管理・推進ができることです。
従来の紙ベースでのプロジェクト管理では、情報の更新や共有に手間がかかり、最新の情報を確認するのが困難でした。しかしコラボレーションツールを活用すれば、プロジェクトの進捗状況をリアルタイムで共有でき、関係者全員が常に最新の情報を確認できます。
また、タスク管理機能を活用して各メンバーの担当業務や期限を明確にでき、プロジェクト全体の進捗状況を効率的に管理します。さらに、ガントチャート機能やマイルストーン機能などを活用することで、プロジェクト全体のスケジュールを可視化し、より効率的なプロジェクト進行が実現可能です。
3.大量のファイルやデータの保管・管理がしやすくなる
3つ目のメリットは、企業内の大量のファイルやデータも安全で効率的な管理ができることです。
従来のファイル共有システムでは、ファイルのバージョン管理やアクセス権限の設定などが煩雑でした。しかし、コラボレーションツールを活用すれば、大量のファイルやデータを簡単に保管・管理できます。
また、ファイルのバージョン管理機能を活用することで、過去のバージョンとの比較や復元が可能です。これによりデータの損失防止となります。さらに、アクセス権限の設定機能を活用することで誰がどのファイルにアクセスできるかを細かく制御し、情報セキュリティを強化できます。
コラボレーションツールを導入する際のポイント
自社に合ったツールを選定し、効果的に使われなければ、コミュニケーションの活性化は図れません。ここからは、コラボレーションツールを導入する際、意識したい5つのポイントを解説します。
1.導入目的を明確にする
コラボレーションツールといってもさまざまな機能を持つものがあり、目的によって最適なツールは異なります。まずは、導入目的を明確にすることが重要です。
例えば、情報共有を目的とする場合は、ファイル共有機能やチャット機能が充実しているツールを選ぶ必要があります。プロジェクト管理を目的とする場合は、タスク管理機能やガントチャート機能が充実しているツールを選んでください。
2.必要な機能をピックアップする
コラボレーションツールにはさまざまな機能が搭載されています。情報共有機能、コミュニケーション機能、プロジェクト管理機能、ファイル共有機能、セキュリティ機能など、必要な機能をピックアップしましょう。
機能が多ければ多いほど使いやすいわけではありません。必要な機能だけを備えたツールを選ぶことで、コストを抑え、使いやすさがアップします。
3.既存ツールとの連携が可能かや対応デバイスを確認する
既存の社内システムとの連携が可能かどうか、またスマートフォンやタブレットなどのモバイルデバイスにも対応しているかどうかを確認しましょう。
せっかく導入したツールが既存のシステムと連携できないとなると、使い勝手が悪くなり、導入効果が薄れてしまいます。また、社外でのコミュニケーション活性化のためにツールを導入するという目的があるにもかかわらず、モバイル対応していないツールを選択すると、目的達成ができません。
4.初期費用や料金体系を把握する
コラボレーションツール導入の際には、まず初期費用とランニングコストを把握することが重要です。
- 初期費用：ツールの導入費用や設定費用、データ移行費用など
- ランニングコスト：月額料金や年額料金、サポート費用など
多くのツールが月額制や年額制のサブスクリプションモデルを採用しており、ユーザー数や機能によって料金が異なります。長期契約をすると割引が適用されることもありますが、解約金が発生する場合もあるので注意が必要です。あらかじめ、契約期間や解約条件なども確認しておきましょう。
5.お試し版や無料プランを利用して自社に合うか確認する
コラボレーションツールは、実際に使ってみないと使い勝手や機能が分かりません。無料プランやトライアル版を提供しているツールもあるので、まずは無料版を導入して使用感を確かめることが重要です。
お試し版や無料プランでは、全ての機能が利用できない場合もありますが、基本的な機能は試すことができます。
おすすめコラボレーションツール12選
自社の目的に合ったコラボレーションツール選びが重要ですが、さまざまなツールがあり、どのツールを選ぶべきか悩んでいる企業も多いのではないでしょうか。そんな企業向けに、どのような機能があるかを中心に、12種類のコラボレーションツールを紹介します。
1.グループウェア系
まずは、さまざまな管理機能が統合されたグループウェア系のコラボレーションツールを4つ紹介します。
①Google Workspace
Google Workspaceは、Gmail、カレンダー、ドライブ、ドキュメント、スプレッドシート、スライドなどのツールを統合したクラウド型のグループウェアです。世界中の多くの企業で利用されており、高い信頼性と使いやすさを誇ります。
主な機能は、メール、スケジュール共有、ファイル共有、オンライン編集、ビデオ会議、チャットなどです。これらの機能を組み合わせることで、チーム内のコミュニケーションを円滑化し、業務効率を大幅に向上させることができます。
また、AI（人工知能）を活用した機能も搭載され、より効率的な働き方をサポートしてくれます。
XIMIXではお客様のGoogle Workspace導入支援を行っております。詳細は以下サービスページをご参照ください。
②サイボウズ Office
サイボウズ Officeは、日本国内で高いシェアを誇るグループウェアです。豊富な機能と高いセキュリティ性を備えており、大企業から中小企業まで幅広い規模の企業で利用されています。
主な機能は、メール、スケジュール共有、ファイル共有、ワークフロー、掲示板、回覧板、アンケート、ポータルなどです。これらの機能を組み合わせることで、社内の情報共有を促進し、業務の効率化を実現できます。
また、サイボウズ Officeは、オンプレミス版とクラウド版の両方に対応しているので、企業のニーズに合わせて導入できます。
③kintone
kintoneは、ノーコード・ローコードで簡単に業務アプリケーションを構築できるグループウェアです。データベース、フォーム、ワークフロー、レポートなどの機能を備え、さまざまな業務を効率化できます。具体的には、申請・承認、顧客管理、プロジェクト管理、タスク管理、在庫管理、日報、営業支援などの機能が利用可能です。
また、kintoneはクラウド型のサービスなので、導入や運用が簡単です。豊富なテンプレートが用意されており、すぐに使い始めることができます。
④Microsoft 365
Microsoft 365（旧Office 365）は、Microsoft Officeのオンライン版と、Exchange Online、SharePoint Online、Teamsなどのツールを統合したクラウド型のグループウェアです。世界中の多くの企業で利用され、高い機能性と拡張性を誇ります。
メール、スケジュール共有、ファイル共有、オンライン編集、ビデオ会議、チャット、ポータル、ワークフローなどの機能を利用して、社内のコミュニケーションと情報共有を円滑化し、業務効率を大幅に向上させることができます。
2.コミュニケーション系
続いて、チャット、ビデオ通話など、コミュニケーションに特化したツールを4つ紹介します。
①Zoom
Zoomは、ビデオ会議やオンラインミーティングに特化したコミュニケーションツールです。高画質なビデオ通話と安定した音声通話、画面共有機能などを備えており、リモートワークやテレワーク環境で広く利用されています。
主な機能は、ビデオ通話、音声通話、画面共有、録画、録音、バーチャル背景などです。これらの機能を組み合わせることで、場所や時間を選ばずに、リアルタイムでコミュニケーションをとることが可能です。
また、最大1000人まで参加できる大規模な会議にも対応。Webセミナーやオンラインイベントにも活用できます。
②Chatwork
Chatworkは、チャット機能に特化したコミュニケーションツールです。シンプルなインターフェースと軽量なシステムにすることで、気軽にコミュニケーションをとれる環境を提供してくれます。
主な機能は、チャット、グループチャット、ファイル共有、ビデオ通話、音声通話、タスク管理、アンケート、メンション、通知設定などです。これらの機能を組み合わせることで、チーム内のコミュニケーションを円滑化し、業務効率を向上させることができます。
③LINE WORKS
LINE WORKSは、LINEのインターフェースを採用したコミュニケーションツールです。メッセージのやり取りだけでなく、ビデオ通話、音声通話、ファイル共有、アンケート、スケジュール共有など、さまざまな機能を搭載しています。また、LINEで利用できるスタンプやノートの機能も利用可能です。
多くの人が使い慣れているLINEのインターフェースをそのまま利用できるため、導入のハードルが下がる点もメリットの1つです。
④Slack
Slackは、チャンネルと呼ばれるグループごとにコミュニケーションを分けられるコミュニケーションツールです。プロジェクトやチームごとにチャンネルを作成することで、情報共有や意思決定を効率化できます。
基本的なチャット、音声通話、ビデオ通話、ファイル共有、画面共有、検索機能が利用可能です。チーム内のコミュニケーションを円滑化し、業務効率を大幅に向上できるでしょう。また、Slackはさまざまなアプリとの連携が可能なので、自社のシステムを変更せずコミュニケーションツールを導入したい企業におすすめのツールです。
3.プロジェクト管理系
最後に、プロジェクト管理に特化しているコラボレーションツールを4つ紹介します。
①Experience Cloud
Experience Cloudは、Adobeが提供するクラウド型のプロジェクト管理ツールです。マーケティング部門向けの機能が充実しており、キャンペーンの企画から実行、分析までを一元的に管理できます。Adobe Marketing Cloudの他のツールと連携可能なので、より高度なマーケティング活動を展開できます。
②Backlog
Backlogは、株式会社ヌーラボが提供するクラウド型のプロジェクト管理ツールです。シンプルな操作性と高い視認性で、チームでプロジェクトをスムーズに進められます。
主な機能は、タスク管理、課題管理、Wiki、ファイル共有、ガントチャート、バーンダウンチャート、通知機能などです。これらの機能を組み合わせることで、プロジェクトの進捗状況を可視化し、効率的に管理できます。
③NotePM
NotePMは、株式会社プロジェクト・モードが提供するクラウド型のプロジェクト管理ツールです。シンプルなインターフェースと使いやすい機能により、誰でも簡単にプロジェクト管理を始められます。
主な機能は、タスク管理、スケジュール管理、ファイル共有、コミュニケーション、進捗管理、ガントチャート、タイムトラッキング、メモ機能、お気に入り機能などです。これらの機能を組み合わせることで、プロジェクトをスムーズに進め、チームの目標達成をサポートしてくれます。
④Trello
Trelloは、カードと呼ばれるタスクをボード上で管理するプロジェクト管理ツールです。直感的な操作性で、視覚的にプロジェクトの進捗状況を把握できます。
主な機能は、タスク管理、ボード管理、リスト管理、ラベル、期限設定、チェックリスト、添付ファイル、コメントなどです。これらの機能を組み合わせることで、プロジェクトをシンプルに管理します。
まとめ
本記事では、コミュニケーション、ファイル共有、プロジェクト管理など、さまざまな用途で使える12のおすすめコラボレーションツールを紹介しました。
ツール選択の際には、自社に必要な機能はそろっているのか、使いやすさやセキュリティに問題ないかを事前に確認しましょう。
無料ツールでも十分な機能が備わっているものもあるので、まずは無料プランで試してみるのがおすすめです。ぜひ、自社に合ったツールを見つけて、チームの生産性を高めてください。
