【基本編】Googleドキュメント活用ガイド：機能、業務効率化、メリットまで徹底解説

はじめに

多くの企業で導入が進む Google Workspace の中核をなすツールのひとつ、Googleドキュメント。単なる文書作成ツールとしてだけでなく、リアルタイムでの共同編集機能やAIによるサポート機能などを備え、企業の業務効率化やコラボレーション促進に大きく貢献します。

しかし、「名前は知っているけれど、具体的にどんなことができるのか分からない」「Microsoft Word との違いは？」「ビジネスでどう活用すれば良いのか？」といった疑問をお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

本記事では、企業のDX推進や Google Workspace の導入・活用を支援してきたXIMIXの視点から、Googleドキュメントの基本的な使い方から最新のAI機能、ビジネスにおけるメリット、そして効果的な活用方法まで、網羅的に解説します。この記事を読むことで、Googleドキュメントの可能性を理解し、自社の業務改善に役立てるヒントを得られるはずです。

Googleドキュメントとは？基本を押さえる

Googleドキュメントは、Googleが提供するクラウドベースの文書作成・編集ツールです。Webブラウザさえあれば、特別なソフトウェアをインストールすることなく、どこからでも文書の作成、編集、閲覧が可能です。

クラウドベースであることの利点

従来のインストール型ソフトウェアとの大きな違いは、クラウドベースである点です。作成したファイルは自動的にGoogleドライブに保存され、以下のようなメリットがあります。

• データ消失リスクの低減: ローカルPCの故障や紛失によるデータ消失のリスクがありません。
• 自動保存: 編集内容はリアルタイムで自動保存されるため、保存忘れによるデータ損失を防げます。
• バージョン管理: 「変更履歴」機能により、過去のバージョンを簡単に確認・復元できます。誰がいつ、どの箇所を編集したかも記録されます。
• 場所を選ばないアクセス: インターネット環境があれば、PC、スマートフォン、タブレットなど、どのデバイスからでもファイルにアクセスし、編集を継続できます。

Microsoft Wordとの主な違い

多くのビジネスシーンで利用されてきたMicrosoft Wordと比較すると、以下のようになります。

選択のポイント:

• コラボレーション重視、スピード感、場所を選ばない働き方: Googleドキュメントが適しています。
• 印刷向けの複雑なレイアウト、オフラインでの高機能利用、既存のWord資産活用: Microsoft Word (デスクトップ版) に優位性があります。

ただし、近年は両者ともに機能が向上し、Web版の機能差も縮まってきています。組織の状況や重視するポイントに応じて選択することが重要です。多くの企業では、両方を併用したり、段階的に移行したりするケースも見られます。

どちらが良い・悪いではなく、それぞれの特徴を理解し、目的に応じて使い分けることが重要です。特に、複数人での共同作業や場所を選ばない働き方を重視する企業にとっては、Googleドキュメントが大きなメリットを発揮します。

押さえておくべきGoogleドキュメントの主要機能

Googleドキュメントには、効率的な文書作成をサポートする多彩な機能が搭載されています。ここでは、特に押さえておきたい主要な機能をご紹介します。

①直感的な文書作成・編集機能

基本的なテキスト入力、文字サイズや色の変更、太字、斜体、下線といった書式設定はもちろん、見出しの設定、箇条書き、段落番号、インデント調整など、ビジネス文書作成に必要な機能は一通り揃っています。インターフェースも直感的で、Wordを使った経験があればスムーズに操作できるでしょう。

②強力な共同編集機能

Googleドキュメント最大のメリットとも言えるのが、リアルタイム共同編集機能です。

• 複数人同時編集: 複数のユーザーが同時に同じ文書を開き、リアルタイムで編集できます。誰がどこを編集しているかがカーソルで表示され、編集内容は即座に全員に反映されます。
• コメント機能: 文書内の特定の箇所に対してコメントを残し、他のユーザーと意見交換ができます。コメント内で特定のユーザーにメンション（@ユーザー名）して通知を送ることも可能です。修正依頼や確認作業がスムーズに進みます。
• 提案モード: 直接編集するのではなく、「提案」として修正内容を記録できます。文書のオーナーや編集権限を持つユーザーが、提案内容を確認し、承認または拒否することで、変更を反映させるかどうかを決定できます。レビュープロセスに役立ちます。

これらの機能により、メールでのファイル送受信やバージョン管理の煩雑さから解放され、スピーディーで効率的なコラボレーションが実現します。

③柔軟な共有設定とアクセス権管理

作成した文書は、特定のユーザーやグループ、またはリンクを知っている全員など、共有範囲を細かく設定できます。アクセス権限も「閲覧者」「閲覧者（コメント可）」「編集者」から選択でき、情報セキュリティを担保しながら、必要な相手に必要な権限で文書を共有することが可能です。

④便利な連携機能

Googleドキュメントは、他のGoogle Workspaceツールとの連携もスムーズです。

• Googleドライブ: 作成した文書は自動的にGoogleドライブに保存・整理されます。
• Googleスプレッドシート: スプレッドシートで作成したグラフをドキュメントに埋め込むことができます。元のデータが更新されると、ドキュメント内のグラフも更新可能です。
• Google Meet: ドキュメントを開いたまま、Google Meetのビデオ会議を開始したり、会議中にドキュメントを共有したりできます。

これらの連携により、複数のツールをシームレスに行き来しながら、効率的に作業を進めることができます。

アドオンによる機能拡張

Google Workspace Marketplaceには、Googleドキュメントの機能を拡張する様々な「アドオン」が用意されています。例えば、高度な作図ツール、電子署名ツール、翻訳ツールなどを追加することで、標準機能だけではカバーできないニーズにも対応可能です。

【最新】「Gemini for Google Workspace」で変わる文書作成

Googleドキュメントは、AIの力でさらに進化しています。「Gemini for Google Workspace」を利用することで、文書作成プロセスを大幅に効率化できます。

Geminiができること（Googleドキュメントにおける活用例）

• 文章の自動生成: トピックやキーワードを入力するだけで、下書きとなる文章をAIが自動生成します。企画書の骨子作成やメール文面の作成などに役立ちます。
• 文章の校正・改善: 文法的な誤りやスペルミスをチェックするだけでなく、より明確で簡潔な表現への言い換え提案や、トーンの調整（例: よりフォーマルに、よりカジュアルに）なども可能です。
• 文章の要約: 長文の内容を短く要約し、概要を素早く把握できます。
• アイデア出し: ブレストしたいテーマについて入力すると、関連するアイデアをAIが提案してくれます。

これらのAI機能を活用することで、文書作成にかかる時間を短縮し、より質の高いコンテンツ作成に集中できるようになります。特に、定型的な文書作成や、大量の情報を扱う業務において、その効果は大きいでしょう。多くの企業様をご支援してきた経験からも、AIの活用は今後の業務効率化における重要な鍵となると考えています。

Googleドキュメントがビジネスにもたらす変化とメリット

Googleドキュメントを企業で活用することは、単に文書作成ツールが変わるだけでなく、働き方そのものにポジティブな変化をもたらします。

①圧倒的な業務効率化

• ファイルを探す時間の削減: クラウド上で一元管理され、強力な検索機能もあるため、必要な文書をすぐに見つけられます。
• バージョン管理の手間削減: 常に最新版が共有され、変更履歴も自動で記録されるため、「どれが最新ファイルか分からない」といった混乱を防げます。
• レビュー・承認プロセスの迅速化: コメント機能や提案モードにより、メールでのやり取りや印刷・回覧の手間なく、オンライン上でスムーズにレビューが進みます。

②コラボレーションの活性化

リアルタイム共同編集機能は、チームメンバー間の共同編集を促進し、一体感を醸成します。離れた場所にいるメンバーとも、まるで同じ部屋にいるかのように、一緒に文書を作り上げていくことが可能です。これにより、部門間の連携強化や、プロジェクトの推進力向上につながります。

③ペーパーレス化の推進

文書作成から共有、承認までをオンラインで完結できるため、紙への印刷コストや保管スペースを削減できます。環境負荷低減に貢献するとともに、書類の紛失リスクも低減します。

④多様な働き方への対応

場所やデバイスを選ばずにアクセス・編集できるため、テレワークやハイブリッドワークといった柔軟な働き方を強力にサポートします。外出先や移動中でも、スマートフォンやタブレットから文書の確認や簡単な修正が可能です。

Google Workspaceとのシームレス連携による相乗効果

Googleドキュメントは、Google Workspace の一部として提供されることで、その価値を最大限に発揮します。Gmail、Googleカレンダー、Googleドライブ、Google Meetなど、他のツールとシームレスに連携し、ビジネスコミュニケーションと情報共有全体の効率を高めます。

Googleドキュメントの利用が推奨される企業

Googleドキュメントは、特に以下のようなニーズを持つ企業におすすめです。

• チームや部門間での共同作業が多い企業: リアルタイム共同編集機能が威力を発揮します。
• テレワークやハイブリッドワークを導入・推進している企業: 場所を選ばないアクセス性が不可欠です。
• 業務効率化や生産性向上を目指す企業: ファイル管理やレビュープロセスを効率化できます。
• ペーパーレス化を推進したい企業: 文書作成から承認までのプロセスをデジタル化できます。
  
  

もちろん、中堅〜大企業においても、部署単位でのスモールスタートから導入し、徐々に全社展開していくケースも多く見られます。

XIMIXによるGoogle Workspace導入・活用支援

Googleドキュメントをはじめとする Google Workspace の導入や活用を検討されているものの、「自社に最適なプランは？」「既存システムからの移行はどうすれば？」「導入後の社員への定着支援は？」といった課題をお持ちではないでしょうか。

私たちXIMIXは、Google Cloud および Google Workspace の認定パートナーとして、お客様の状況や課題に合わせた最適な導入プランのご提案から、スムーズな移行、活用促進のためのトレーニングや伴走支援まで、一貫してサポートいたします。

長年にわたり、多くの中堅〜大企業様のDX推進をご支援してきた豊富な実績と知見に基づき、Google Workspace のポテンシャルを最大限に引き出し、お客様のビジネス変革を実現するためのお手伝いをさせていただきます。

単なるツール導入に留まらず、Google Workspace を活用した業務プロセスの見直しや、AI機能の効果的な活用方法など、お客様のビジネス成長に貢献するご提案が可能です。

Google Workspace の導入や活用に関するご相談、お見積もり依頼など、お気軽にお問い合わせください。

• XIMIXのGoogle Workspace導入支援サービスについて詳しくはこちら: 
  
  
  
  
  

まとめ

本記事では、Googleドキュメントの基本的な使い方から、共同編集、AI機能、ビジネスにおけるメリットまで幅広く解説しました。

Googleドキュメントは、単なる文書作成ツールではなく、クラウドの利点を活かしたリアルタイム共同編集やAIによるサポートを通じて、企業の業務効率化、コラボレーション促進、そして多様な働き方の実現に貢献する強力なツールです。

特に Google Workspace の一部として活用することで、他のツールとの連携による相乗効果も期待できます。この記事を参考に、ぜひGoogleドキュメントの導入・活用を検討し、自社のビジネスプロセス改善やDX推進の一歩を踏み出してみてはいかがでしょうか。