「全社的な情報共有の活性化を目指して、Googleサイトで社内ポータルを立ち上げたものの、期待したほど活用されていない…」 「最初のうちはアクセスもあったが、次第に情報が更新されなくなり、今ではほとんど見られていないようだ…」
多くの企業で、このようなお悩みを抱えているのではないでしょうか。社内ポータルは、適切に運用されれば情報共有の効率化、社内コミュニケーションの活性化、企業文化の醸成など、DX推進において大きな効果を発揮するツールです。特に、Google Workspaceを導入している企業にとっては、Googleサイトは手軽に社内ポータルを構築できる魅力的な選択肢の一つと言えるでしょう。
しかし、構築しただけで自然に活用されるわけではありません。本記事では、Googleサイトで構築した社内ポータルが形骸化してしまう主な原因を分析し、そうならないために、そして既に形骸化しつつあるポータルを再活性化させるための具体的な運用ノウハウ、コンテンツのアイデア、そして推進体制のポイントについて分かりやすく解説します。
この記事を通じて、貴社の社内ポータルが真に価値ある情報基盤として機能するための一助となれば幸いです。
社内ポータルが期待通りに活用されず、形骸化してしまう背景には、いくつかの共通した原因が存在します。まずは、自社の状況と照らし合わせながら、これらの原因を理解することから始めましょう。
「何のために社内ポータルを運営するのか」「誰に、どのような価値を提供したいのか」といった目的や目標が明確でないままでは、コンテンツの方向性も定まらず、利用者にとっても魅力のないものになりがちです。例えば、「情報共有のため」という漠然とした目的だけでは、具体的にどのような情報を、どのように共有すれば業務効率の向上やコミュニケーション活性化に繋がるのかが見えにくいでしょう。
社内ポータルが提供する情報が、社員にとって有益でなかったり、いつまでも古い情報が掲載されたままだったりすると、次第にアクセスされなくなります。業務に必要な最新の情報（例：社内規定の改訂、新しいツールの使い方）がすぐに見つからない、あるいは興味を引くコンテンツがない状態では、社員がポータルサイトを開く動機が生まれません。
ナビゲーションが複雑でどこに何の情報があるのか分からない、検索しても目的の情報にたどり着けないなど、ユーザーインターフェース（UI）やユーザーエクスペリエンス（UX）が悪い場合も、社員の利用意欲を削いでしまいます。Googleサイトは比較的簡単にページを作成できますが、情報設計を考慮せずにページを乱立させると、かえって使いにくいポータルになってしまう可能性があります。
関連記事：
Googleサイトで社内ポータルを構築！デザイン・情報設計・運用の基本【入門編】
どんなに素晴らしい社内ポータルを構築しても、その存在や利用メリットが社員に十分に伝わっていなければ活用されません。導入時のアナウンスだけでなく、定期的な情報発信や利用を促す仕掛けがなければ、日常業務の忙しさの中で忘れ去られてしまう可能性があります。
社内ポータルの情報を誰が、いつ、どのように更新するのか、といった運用体制が不明確であったり、担当者の負荷が高すぎたりすると、コンテンツの鮮度を保つことが難しくなります。ボランティアベースの運用や、特定個人の善意に頼った運用では、継続的な情報更新は困難と言えるでしょう。
これらの原因を事前に理解し、対策を講じることが、社内ポータルを形骸化させないための第一歩となります。
では、Googleサイトで構築した社内ポータルを活性化させ、継続的に活用されるものにするためには、具体的にどのような戦略が必要なのでしょうか。ここでは5つの重要な戦略をご紹介します。
まず、「何のために社内ポータルを運営するのか」「それによってどのような状態を目指すのか」という目的を明確に定義しましょう。例えば、「全社員への情報伝達の迅速化」「部門間のナレッジ共有促進」「新入社員の早期戦力化支援」「企業文化の浸透」など、具体的であるほど良いでしょう。
目的が定まったら、その達成度を測るためのKPIを設定します。例えば、以下のようなものが考えられます。
これらのKPIを定期的に測定・分析し、改善に繋げていくことが重要です。
社員が自らアクセスしたくなるような、魅力的で価値のあるコンテンツを提供し続けることが、社内ポータル活性化の鍵となります。
コンテンツの質と鮮度を高く保つことで、社員にとって「見る価値のある場所」としての地位を確立できます。
情報が整理されておらず、どこに何があるか分からないポータルは敬遠されます。利用者が必要な情報に迅速かつ容易にたどり着けるような、分かりやすい情報設計を心がけましょう。
Googleサイトの強みであるGoogle Workspaceとのシームレスな連携を最大限に活用することで、利便性の高い社内ポータルを実現できます。
社内ポータルの存在意義を社員に理解してもらい、積極的に利用してもらうための仕掛けも重要です。
社員を「利用者」としてだけでなく、「参加者」として巻き込んでいく意識が大切です。
関連記事：
なぜ「フィードバック文化」が大切なのか？組織変革を加速する醸成ステップと心理的安全性
継続的な運用のためには、しっかりとした体制づくりが不可欠です。
これらの戦略を組み合わせ、粘り強く取り組むことで、社内ポータルは形骸化することなく、企業にとって不可欠な情報基盤へと成長していくでしょう。
Googleサイトには、社内ポータルをより魅力的で使いやすいものにするための便利な機能が備わっています。いくつか具体的なヒントをご紹介します。
これらの機能を積極的に活用し、試行錯誤しながら自社に最適な形を見つけていくことが大切です。
特に中堅・大企業においては、社内ポータルは単なる情報掲示板に留まらず、より戦略的な役割を担うことが期待されます。
これらの視点を持つことで、社内ポータルは企業の成長と変革を支える強力な武器となり得ます。
関連記事：
組織内でのDXの成功体験・成果共有と横展開の重要性、具体的なステップについて解説
ここまで、Googleサイトを活用した社内ポータルの活性化と継続運用のためのノウハウをご紹介してきました。しかしながら、
といったお悩みやご要望をお持ちの企業様もいらっしゃるかもしれません。
私たちXIMIXは、Google CloudおよびGoogle Workspaceの導入・活用支援において豊富な実績と専門知識を有しています。Googleサイトを活用した効果的な社内ポータルの企画、設計、構築、そして運用定着化支援まで、お客様の状況やニーズに合わせた最適なソリューションをご提案いたします。
単にツールを導入するだけでなく、お客様のビジネス課題の解決やDX推進の成功に向けて、策定から実装、そしてその後の伴走支援に至るまで、トータルでサポートさせていただくのが私たちの強みです。多くの企業様の情報共有基盤構築や業務効率化をご支援してきた経験に基づき、貴社の社内ポータルが真に「活用される」ものとなるよう、専門家の視点から具体的なアドバイスと実行支援を行います。
社内ポータルの刷新や活性化、Google Workspaceの更なる活用、そしてDX推進全般に関するお悩みやご相談がございましたら、ぜひお気軽にXIMIXまでお問い合わせください。
XIMIXのGoogle Workspace 導入支援についてはこちらをご覧ください。
XIMIXのGoogle Cloud 導入支援についてはこちらをご覧ください。
本記事では、Googleサイトで構築した社内ポータルを形骸化させず、継続的に活用されるものにするための運用ノウハウについて、その原因分析から具体的な戦略、そしてGoogleサイトならではの活用ヒントまで解説しました。
社内ポータルを成功させるためには、明確な目的意識、魅力的なコンテンツ、利用者目線の使いやすさ、積極的な利用促進、そしてそれを支える適切な運用体制が不可欠です。これらは一朝一夕に実現できるものではなく、継続的な努力と改善が求められます。
まずは、本記事でご紹介したポイントを参考に、自社の社内ポータルの現状を見直し、できるところから改善に着手してみてはいかがでしょうか。小さな成功体験を積み重ねることが、社員のエンゲージメントを高め、ポータルを活性化させる原動力となります。
社内ポータルは、適切に育てていくことで、情報共有の効率化のみならず、組織の一体感醸成やDX推進を力強く後押しする、まさに「企業の成長エンジン」となり得る存在です。この記事が、その第一歩を踏み出すきっかけとなれば幸いです。