「会議中に思いついたアイデアをサッとメモしたい」 「個人のToDoリストを簡単に管理したい」 「Webで見つけた参考情報を一時的に保存しておきたい」 「ちょっとした情報をチームメンバーと手軽に共有したい」
日々の業務の中では、大小さまざまな情報やタスク、アイデアが次々と生まれます。しかし、それらを効率的に記録・整理・活用できず、埋もれさせてしまったり、忘れてしまったりすることはないでしょうか。
Google Workspace のツールの一つである「Google Keep」は、そんな悩みを解決してくれる、シンプルで直感的なデジタルメモアプリです。付箋を貼るような感覚で、テキスト、リスト、画像、音声、手書きメモなどを手軽に記録し、整理・共有できます。
この記事では、Google Keepをこれから使いたいと考えている方や、基本的な機能を知りたい入門者の方に向けて、以下の点を分かりやすく解説します。
この記事を読めば、Google Keepの基本的な使い方をマスターし、日々の業務におけるメモ管理やタスク整理、情報共有をいかに効率化できるか、具体的なイメージを持つことができます。ぜひ、貴社の生産性向上にお役立てください。
まずは、Google Keepがどのようなツールなのか、その基本的なコンセプトと特徴を見ていきましょう。
Google Keepは、Googleが提供するクラウドベースのメモ作成・管理サービスです。主な特徴は以下の通りです。
思いついたことをすぐに記録し、必要な時に必要なデバイスからアクセスできる手軽さが、Google Keepの最大の魅力です。
Google Keepは、Google Workspaceの中でも特に「個人やチームの素早い情報キャプチャと整理」を担うツールと位置づけられます。
本格的な文書作成はGoogle ドキュメント、表計算はGoogle スプレッドシート、プレゼンテーションはGoogle スライド、といった役割分担の中で、Keepはそれらの「前段階」となるアイデアの断片、一時的なメモ、忘れてはいけないタスクなどを記録・管理するのに最適です。
そして、Keepに記録したメモを、必要に応じてGoogle ドキュメントにエクスポートしたり、GmailやGoogle Chatで共有したりと、他のツールへスムーズに連携させることで、Google Workspace全体の生産性を高める起点となります。
Google Keepが持つ、ビジネスシーンでも役立つ主要な機能を見ていきましょう。
最も基本的な機能です。タイトルと本文を入力するだけで、簡単にテキストメモを作成できます。会議中のメモ、とっさのアイデア、備忘録など、あらゆるテキスト情報を手軽に記録できます。
テキストメモをチェックリスト形式に切り替えることができます。項目を追加し、完了したタスクにチェックを入れることで、個人のToDoリストや簡単なプロジェクトのタスク管理、買い物リストなどに活用できます。チェック済みの項目は下に移動させることも可能です。
指やスタイラスペンを使って、手書きのメモや簡単な図、スケッチを作成できます。テキストでは表現しにくいアイデアや、図解したい内容を記録するのに適しています。
作成したメモが増えてくると、整理が必要になります。
メモに対してリマインダーを設定できます。
重要なメモやタスクを忘れずに実行するための強力なサポート機能です。
作成したメモを他のユーザーと共有し、共同で編集することができます。簡単な打ち合わせのメモ、共有したいアイデア、チームの共有タスクリストなどを、リアルタイムで複数メンバーと編集・確認する際に便利です。
画像メモに含まれる文字を、AI技術（OCR: 光学文字認識）を使ってテキストデータとして抽出する機能があります。名刺や書類の画像をKeepに取り込み、後でテキスト検索できるようにしたり、必要な部分をコピー＆ペーストしたりする際に役立ちます。
これらの多彩な機能を組み合わせることで、Google Keepは単なるメモ帳を超えた、強力な情報整理・タスク管理ツールとなります。
多くのメモアプリが存在する中で、なぜGoogle Keepがビジネスシーンでも選ばれるのでしょうか。その理由を探ります。
多機能でありながら、基本的な操作は非常にシンプルで分かりやすいのが特徴です。特別なマニュアルを読まなくても、付箋を使うような感覚で誰でもすぐに使い始められます。この手軽さが、ITツールに苦手意識がある人にも受け入れられやすい理由の一つです。
PC（Webブラウザ）、スマートフォン（iOS/Androidアプリ）、タブレットなど、様々なデバイスから利用でき、データは常にGoogleアカウントを通じてリアルタイムで同期されます。オフィスでPCからメモした内容を、外出先でスマートフォンから確認・編集するといったシームレスな利用が可能です。
Google Workspaceの他のツールとの連携がスムーズな点は、ビジネス利用において大きなメリットです。
Google Keepを実際の業務に取り入れることで、どのように仕事の進め方が変わるのか、具体的な活用シーンをいくつかご紹介します。
これらの活用により、情報の記録・整理・共有がスムーズになり、本来注力すべき業務に時間を割けるようになります。
Google Keepをより効果的に活用するためのヒントと、利用する上での注意点をいくつかご紹介します。
メモが増えてくると、目的の情報を見つけにくくなります。自分なりのルールを決めて、ラベルや色分けを積極的に活用しましょう。
リマインダーは、単なる通知機能としてだけでなく、タスク管理ツールとしても活用できます。
Keepはあくまで「メモ」ツールです。ある程度まとまった内容になったアイデアや議事録は、Google ドキュメントにエクスポートして、本格的な文書として編集・整形するのがおすすめです。Keepは「下書き」や「素材置き場」として割り切り、最終的な成果物はDocsで管理する、という使い分けが効率的です。
Google Keepはその手軽さが魅力ですが、一方で、非常に大量のメモや、階層構造を持つような複雑な情報を長期的に管理するには、機能的に限界がある場合もあります。
もし、より高度な情報管理、プロジェクト管理、ナレッジマネジメントを行いたい場合は、Google Workspace内の他のツール（Google ドライブでのフォルダ管理、Google サイトでの情報ポータル構築など）や、他の専門ツール（プロジェクト管理ツール、本格的なナレッジベースツールなど）の利用を検討することも視野に入れましょう。Keepはあくまで「手軽なメモ」としての強みを活かすことが重要です。
Google Keepは単体でも便利ですが、Google Workspaceの他のツールと連携・使い分けることで、その価値はさらに高まります。個々のツールの機能だけでなく、Google Workspace全体を最適に活用することが、組織全体の生産性向上につながります。
「Google Keepをもっと業務で活用したいが、良い方法が分からない」 「Keepと他のGoogle Workspaceツールとの最適な使い分けを知りたい」 「チームでの情報共有やタスク管理の仕組みをGoogle Workspaceで構築したい」
Google Workspaceは多機能なため、自社にとって最適な活用方法を見つけるのが難しいと感じることもあるかもしれません。
私たちXIMIX は、Google CloudおよびGoogle Workspaceのプレミアパートナーとして、多くの中堅・大企業様の生産性向上をご支援してきた豊富な実績があります。Google Keepの効果的な活用法はもちろん、お客様の業種や業務内容に合わせたGoogle Workspace全体の最適な活用シナリオのご提案、導入支援、定着化コンサルティングまで、トータルでサポートいたします。
個人のメモ管理から組織全体のコラボレーション基盤構築まで、Google Workspaceに関するあらゆるご相談に対応可能です。生産性向上やDX推進に向けて、専門家の知見を活用しませんか？
※Google Workspace の基本的な機能については、こちらの記事もご参照ください。
今回は、Google Keepの基本的な使い方から、ビジネスシーンで役立つ機能、活用メリット、具体的な利用シーン、そして効果的な活用術まで、入門者向けに解説しました。
Google Keepは、そのシンプルさと手軽さ、そしてGoogle Workspaceとの連携により、日々のメモ管理、タスク整理、アイデア記録、情報共有を効率化するための強力なツールです。
まずは、ご自身の業務の中で「メモしたい」「忘れないようにしたい」「整理したい」と感じる場面で、気軽にGoogle Keepを使ってみてください。その便利さを実感できるはずです。
そして、Google Keepを含むGoogle Workspace全体の活用を通じて、組織全体の生産性をさらに向上させたいとお考えの際には、ぜひXIMIXにご相談ください。専門的な知見と経験に基づき、貴社の課題解決をご支援いたします。