Google Workspaceを導入し、日々の業務でGoogleドライブを活用する中で、「今、どれくらいの容量を使っているのだろう？」「自社の契約プランでの容量上限はどれくらいなのか？」「特定の部署やユーザーが多く容量を消費していないか？」といった疑問を持つことがあるのではないでしょうか。特に、ファイルサイズの大きなデータが増えたり、長期間利用したりする中で、ストレージ容量は気になるところです。容量の上限を超えてしまうと、新たなファイルのアップロードができなくなるなど、業務に支障をきたす可能性もあります。
この記事では、Google Workspaceを利用している企業のユーザーおよび管理者の皆様に向けて、Googleドライブ（および関連サービス）のストレージ容量を確認する方法、契約プランごとの容量上限、そして効率的な容量管理のポイントについて解説します。自社の利用状況を正しく把握し、適切なストレージ管理を行うための一助となれば幸いです。
まず理解しておきたいのは、Google Workspaceのストレージ容量の基本的な考え方です。多くのビジネス向けプランでは、組織全体で共有される「プール制」のストレージが提供されます。これは、個々のユーザーに固定の容量が割り当てられるのではなく、契約ライセンス数に応じた総量が組織全体で利用可能になる仕組みです。
例えば、1ユーザーあたり5TBのプールストレージが提供されるプランを100ライセンス契約している場合、組織全体で 5TB × 100 = 500TB のストレージ容量を共有して利用できることになります。これにより、容量をあまり使わないユーザーと、大量に使うユーザーがいても、組織全体で柔軟に容量を調整できるメリットがあります。
ただし、どのデータがこのプールストレージを消費するのか、プランによって容量がどう異なるのかを把握しておくことが重要です。
Google Workspaceには様々なエディション（プラン）があり、提供されるストレージ容量も異なります。以下に代表的なプランとそのストレージ容量の目安を記載します（2025年4月20日時点の情報です。最新かつ正確な情報は必ずGoogle Workspace公式サイトでご確認ください）。
注記: 上記は一般的な目安であり、契約内容やプロモーションによって異なる場合があります。また、Google Workspaceのプラン構成や容量は変更される可能性があります。
※詳細： Google Workspace の各エディションの比較 (公式ドキュメント)
自社が契約しているプランと、それに応じたストレージ容量の上限を正確に把握しておくことが、容量管理の第一歩となります。契約内容は管理コンソール等で確認できます。
個々のユーザーが自分のGoogle Workspaceアカウントでどれくらいのストレージを使用しているかは、比較的簡単に確認できます。
Google Workspaceアカウントでも、one.google.com/storage にアクセスすることで、使用容量を確認できます。個人向けのGoogle Oneとはインターフェースが似ていますが、表示されるのはWorkspaceアカウントの容量情報です。
管理者は、管理コンソールを通じて組織全体のストレージ使用状況や、個々のユーザー、共有ドライブの使用容量を詳細に確認できます。
共有ドライブは、組織のチームなどでファイルを共同管理するためのスペースですが、その容量も組織全体のプールストレージから消費されます。管理者は、管理コンソールの「アプリ」>「Google Workspace」>「ドライブとドキュメント」>「共有ドライブを管理」から、各共有ドライブのストレージ使用量を確認できます。
どの部署の共有ドライブが容量を多く使っているかを把握することは、組織全体の容量管理において重要です。
Google Workspaceのストレージ容量は、主に以下のサービスで作成・保存されたデータによって消費されます。
意図せず容量を消費しているケースとして、ゴミ箱に大量のファイルが残っている、Gmailの添付ファイルが大きい、などが考えられます。
ストレージ容量を効率的に管理し、逼迫を防ぐためには、日頃からの意識と対策が重要です。
Google Workspaceのストレージ管理は、単に容量を確認するだけでなく、組織のファイル管理ポリシー、プランの選択、運用ルールの策定など、多岐にわたる検討が必要です。特に、組織規模が大きくなると、全体像の把握や最適な管理策の実施が難しくなるケースも少なくありません。
私たちXIMIXは、Google Workspaceの導入から運用、最適化まで、幅広い支援を提供しています。
「ストレージ容量が逼迫しそうで不安」「より効率的な管理方法を知りたい」「プランの見直しを検討したい」といった課題をお持ちでしたら、ぜひXIMIXにご相談ください。多くの企業様をご支援してきた経験に基づき、お客様に最適なストレージ管理戦略をご提案します。
XIMIXのGoogle Workspace 導入支援についてはこちらをご覧ください。
※Google Workspace については、こちらのコラム記事もご参照ください。
Google Workspaceのストレージ容量は、組織全体の情報資産を管理する上で重要な要素です。この記事では、ユーザーおよび管理者が容量を確認する方法、プランごとの上限の目安、そして容量管理のポイントについて解説しました。
定期的に使用状況を確認し、不要なファイルを削除したり、共有ドライブを効果的に活用したりすることで、ストレージの逼迫を防ぎ、スムーズな業務遂行を維持することができます。特に管理者は、管理コンソールのレポート機能を活用して組織全体の状況を把握し、必要に応じて対策を講じることが求められます。
Google Workspaceのストレージを適切に管理することは、コスト最適化やセキュリティ維持にも繋がります。本記事を参考に、ぜひ自社のストレージ利用状況を見直し、より効果的な活用を目指してください。