本記事は、Google Workspace Flowsの実践ノウハウを100本紹介する連載「Google Workspace Flows活用方法100本ノック」の一つとなります。
今回は、毎日届くメールをいちいち開く手間や見落としを減らし、チーム全体で素早く状況を共有できるようにすることが目的です。Gmailに新しいメールが入った瞬間に、内容の要点だけを自動で要約してGoogle Chatに流すシンプルな仕組みを整え、通知のし忘れや確認の遅れをなくしていきます。
| 難易度 | 初心者向け |
| 実現すること | すべての受信したメールが都度要約され、その内容を簡便に把握できるようになります |
| 想定する対象者 | メールがたくさん来てすべてを把握することに困っている人 |
| 利用サービス | Gmail, Google Chat |
今回作成するフローの代表的なユースケースとしては以下のようなことが考えられると思います。
今回作成したフローは3ステップのシンプルな構成となっています。
スターターとして「When I get an email」を設定し、Gmailで新しいメールを受信したタイミングでフローが起動します。
続くアクションでは、まずGeminiの「Summarize」ステップでメール本文を要約し、その結果をもとに「Notify me in Chat」ステップでGoogle Chatへ通知を送ります。
メール受信 → 要約 → Chat通知というシンプルな3ステップ構成です。
今回作成したフローの構築手順は以下のようになっています。
Starterで「When I get an email」を選択して、「All emails」を選択します。
最初のActionsでは「Summarize」を選択して、What to summarizeのプルダウンの中の「Content from previous steps」を選択します。
そして、Select content from previous stepsのVariableのボタンを選択して、Step1のStarterで設定した「When I get an email」の内容となる「Email body」を選択します。そして、Enter a promptの欄に「このメールの主要なポイントを簡潔に要約してください。」と記載します。
次のStep3を追加するため、Add stepのボタンをクリックして、Add stepの一覧の中にある「Notify me in Chat」を選択します。
次に、Messageの欄にはChatへ転送する内容を設定します。具体的には、VariablesからStep1で取得した受信メールの差出人と件名を挿入し、さらにStep2で作成した要約文をメッセージの末尾に追加することで、Google Chatに情報がまとまって送信されるように構成します。
作成したフローを有効化します。フローの下部に存在している「Turn on」のボタンを押してエージェントを有効化します。
試しに、自分に対して以下のようなテストメールを送信してみました。
そうすると以下の要約されたChatも送信されてきました。ChatはFlowsのアプリから届くような動きになっています。
Gmailで受信したメールをそのまま放置せず、要点だけをGoogle Chatへ自動で流すフローを組むことで、重要情報の見逃しや共有の遅れを一気に減らせます。
Google Workspace Flowsなら、StarterにGmail、ActionsにGeminiの要約＋Chat通知を設定するだけで、数分で仕組み化が可能です。
まずはシンプルなサマリ通知を導入し、チーム全員が同じ情報を素早く把握できる環境を整えたうえで、次のフローづくりにも挑戦していきましょう。