ファイル共有から共同編集まで！Google Workspace初心者のための使い方ガイド

はじめに

「デジタルトランスフォーメーション（DX）推進のため、あるいは働き方改革の一環として、会社でGoogle Workspaceが導入された。でも、機能がたくさんありそうで、何から手をつければいいのか分からない…」 「GmailやGoogle ドライブは個人で使ったことがあるけれど、ビジネスで活用するとなると、どんな機能があって、どう使えば業務効率が上がるのだろう？」

新たにGoogle Workspaceを使い始めることになったユーザーの方の中には、このような期待と同時に、少しの戸惑いを感じている方もいらっしゃるのではないでしょうか。

Google Workspaceは、メール、カレンダー、オンラインストレージ、ビデオ会議、文書作成、表計算など、ビジネスに必要なツールが統合された強力なグループウェアであり、コラボレーションプラットフォームです。その多機能性ゆえに、どこから学べばよいか迷ってしまうのは自然なことです。

この記事では、Google Workspaceを使い始めるにあたって、初心者がまず押さえておくべき基本的な機能と使い方に焦点を当て、分かりやすく解説します。「Google Workspace 使い方 初心者」と検索されているような、まさに今、第一歩を踏み出そうとしているあなたのために、主要な機能の概要から、具体的な操作方法（ファイル共有や共同編集など）までをステップ形式でご紹介します。

この記事を読めば、Google Workspaceの全体像を把握し、自信を持って基本的な操作を開始できるようになるでしょう。スムーズなスタートダッシュを切り、日々の業務効率化につなげるための第一歩を、ここから始めましょう。

まずは理解しよう！Google Workspaceとは？

Google Workspaceは、Googleが提供するクラウドベースのグループウェアサービスの総称です。

主な特徴:

• クラウドベース: インターネット環境があれば、場所やデバイスを選ばずにアクセスできます。ソフトウェアのインストールやサーバー管理は不要です。
• 統合されたツール群: Gmail、Googleカレンダー、Googleドライブ、Googleドキュメント、Googleスプレッドシート、Googleスライド、Google Meet、Google Chatなど、ビジネスに必要なツールがシームレスに連携します。
• コラボレーション機能: 複数人でのリアルタイム共同編集や、簡単なファイル共有が可能です。
• 高いセキュリティ: Googleの堅牢なインフラと高度なセキュリティ機能により、企業のデータを安全に保護します。

主な機能（アプリケーション）紹介:

これらのGoogle Workspace 基本機能を連携させて使うことで、個々の業務効率化はもちろん、チーム全体の生産性向上に大きく貢献します。

これだけは押さえたい！Google Workspaceの基本操作

まずは、Google Workspaceを使い始めるための基本的な操作を覚えましょう。

ログイン方法とアプリへのアクセス

1. ログイン: 通常、会社から提供された専用のログインページ、またはGoogleの標準ログインページ (https://accounts.google.com) から、会社用のメールアドレスとパスワードでログインします。
2. アプリランチャー: ログイン後、Gmailなどの画面右上にある「Google アプリ」アイコン（点が9つ集まったアイコン）をクリックすると、利用可能なGoogle Workspaceのアプリ一覧が表示されます。ここから目的のアプリ（ドライブ、カレンダー、Meetなど）へ簡単にアクセスできます。

Google ドライブの基本：ファイルの保管場所

Google ドライブは、作成した文書や共有されたファイルなどを保存しておくための中心的な場所です。

• マイドライブ: 自分専用の保存領域です。自分で作成したファイルや、アップロードしたファイルが保存されます。フォルダを作成して整理することができます。
• 共有ドライブ: (管理者が設定している場合) チームやプロジェクト単位でファイルを共有・管理するためのスペースです。メンバー全員がファイルにアクセスでき、誰かが異動してもファイルは共有ドライブ内に残ります。中堅・大企業でのチーム利用においては、この共有ドライブの活用が非常に重要になります。
• 共有アイテム: 他のユーザーから共有されたファイルやフォルダが表示されます。

まずは「マイドライブ」に新しいフォルダを作成し、ファイルをアップロードしたり、Google ドキュメントで新しい文書を作成してみたりすることから始めましょう。

スムーズな情報共有の第一歩：ファイル共有の方法

Google Workspace ファイル共有機能は、コラボレーションの基本です。Google ドライブを使えば、ファイルやフォルダを簡単かつ安全に共有できます。

ファイルやフォルダを共有する

1. 共有したいファイル/フォルダを選択: Google ドライブ上で、共有したいファイルまたはフォルダを右クリックします。
2. 「共有」を選択: 表示されたメニューから「共有」をクリックします。
3. 共有相手を指定:
   1. ユーザー/グループ: 共有したい相手のメールアドレス（社内のメンバー）や、事前に設定されたグループのアドレスを入力します。
   2. リンクを取得: 「リンクを知っている全員」などを選択し、アクセス権限（閲覧者、閲覧者（コメント可）、編集者）を設定してリンクをコピーします。このリンクをメールやチャットで送ることで、社内外の人とも共有できます。（※社外秘情報の共有には注意が必要です。企業のセキュリティポリシーを確認しましょう。）
4. 権限を設定: 共有相手にどのような操作を許可するか（閲覧のみ、コメント可能、編集可能）を選択します。
5. 通知 (任意): 必要に応じてメッセージを入力し、「送信」をクリックすると、相手に共有通知メールが送られます。

共有時のポイント

• 権限設定は慎重に: 誰にどこまでの操作を許可するか、目的に応じて適切な権限を設定しましょう。特に「編集者」権限の付与は慎重に行います。
• 共有ドライブの活用: チームで恒常的に使うファイルは、個人のマイドライブではなく共有ドライブで管理するのがおすすめです。ファイルの散逸を防ぎ、アクセス権管理も効率化できます。

チームでの共同作業を加速：リアルタイム共同編集

Google Workspace 共同編集機能は、生産性を飛躍的に向上させる強力なツールです。Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドを使えば、複数人が同時に同じファイルを開き、リアルタイムで編集作業を進めることができます。

共同編集の始め方

特別な設定は不要です。ファイルを共有（編集権限付きで）されたメンバーは、そのファイルを開くだけで共同編集に参加できます。

• 誰が編集中かわかる: ファイルを開くと、画面上部に現在ファイルを開いている他のユーザーのアイコンが表示されます。本文中では、各ユーザーのカーソル位置が色付きで表示されます。
• リアルタイムに変更が反映: 誰かが加えた変更は、ほぼリアルタイムで他のメンバーの画面にも反映されます。
• コメント機能: 特定の箇所に対してコメントを残し、意見交換や修正依頼を行うことができます。「@（ユーザー名）」でメンションすれば、相手に通知が届きます。
• 変更履歴: ファイルの編集履歴は自動で保存され、過去のバージョンを確認したり、必要に応じて元に戻したりすることができます。

共同編集のメリット

• 作業時間の短縮: メールでファイルを送受信し、修正点をまとめて反映させる…といった手間が不要になります。同時に作業を進めることで、大幅な時間短縮が可能です。
• 認識齟齬の防止: 同じファイルを全員で見ながら作業できるため、「最新版はどれ？」といった混乱や、認識のずれを防ぎやすくなります。
• 活発な議論の促進: コメント機能を活用することで、ファイル上で直接、活発な議論やフィードバックを行うことができます。

まずは、チームメンバーと簡単な議事録作成やブレインストーミングなどで、共同編集を試してみてはいかがでしょうか。

コミュニケーションを円滑に：メール・チャット・会議ツール

Google Workspaceは、ファイル共有や共同編集だけでなく、コミュニケーションツールも充実しています。

• Gmail: ビジネスメールの定番。強力な検索機能、ラベルによる整理、迷惑メールフィルタなど、効率的なメール業務を支援します。Google カレンダーやMeetとの連携もスムーズです。
• Google Chat: チームやプロジェクトごとの「スペース」（チャットルーム）を作成し、気軽にコミュニケーションを取ることができます。ファイル共有やタスク管理機能も統合されています。メールよりも迅速な情報共有や相談に適しています。
• Google Meet: 高画質なビデオ会議ツール。PC、スマートフォン、タブレットから参加可能。画面共有や録画機能も備えています。遠隔地のメンバーとの打ち合わせや、オンラインでの研修などに活用できます。

これらのツールを状況に応じて使い分けることで、より円滑で効率的なコミュニケーションを実現できます。

Google Workspace導入・活用で困ったら？ XIMIXがお手伝いします

ここまで、Google Workspaceの基本的な使い方をご紹介してきました。これらの基本操作をマスターするだけでも、日々の業務効率は大きく向上するはずです。

しかし、実際に全社的に導入を進めたり、より高度な機能を活用してDXを推進したりする段階になると、

• 「自社の業務プロセスに合わせて、どのように設定・運用するのが最適なのか？」
• 「セキュリティ設定はこれで十分だろうか？」
• 「社員へのトレーニングや利用定着化をどう進めれば良いか？」
• 「既存システムとの連携はどうすれば？」
• 「Google Workspaceの機能を最大限に引き出し、さらなる業務改革につなげたいが、具体的な方法が分からない」

といった、新たな課題や疑問が出てくるかもしれません。特に中堅・大企業においては、組織規模や既存システム環境を考慮した、より計画的かつ戦略的な導入・活用が求められます。

私たち XIMIX  は、Google CloudおよびGoogle Workspaceの導入・活用支援サービスです。これまで多くの中堅・大企業様のDX推進をご支援してきた豊富な経験と、Google Cloudに関する高度な専門知識に基づき、お客様の課題解決をサポートします。

XIMIXのサービス例:

• 導入計画策定支援: お客様の現状と目的に合わせた最適な導入プランをご提案します。
• 環境構築・設定: セキュリティ要件や運用ポリシーに基づき、最適な環境を構築します。
• データ移行支援: 既存のグループウェアからのスムーズなデータ移行をサポートします。
• 運用設計・定着化支援: 社内での利用ルール策定やトレーニング、活用促進のための施策をご支援します。
• カスタマイズ・システム連携開発: Google Workspace APIを活用した機能拡張や、既存システムとの連携開発も可能です。
• 伴走型コンサルティング: 導入後も、お客様のビジネス成長に合わせて継続的な活用をご支援します。

Google Workspaceの導入や活用、さらなるDX推進に関するお悩みやご相談がございましたら、ぜひお気軽にXIMIXまでお問い合わせください。専門のスタッフが、お客様の状況に合わせた最適なソリューションをご提案いたします。

XIMIXのGoogle Workspace 導入支援についてはこちらをご覧ください。

※Google Workspace については、こちらのコラム記事もご参照ください。 

まとめ

今回は、Google Workspaceを使い始めたばかりの初心者の方に向けて、まず押さえておくべき基本的な機能と使い方について解説しました。

• Google Workspaceは、ビジネスに必要なツールが統合されたクラウドベースのグループウェアです。
• まずはログインし、アプリランチャーから各機能へアクセスしてみましょう。
• Google ドライブでのファイル管理と、ファイル共有機能はコラボレーションの基本です。
• リアルタイム共同編集を活用すれば、チームでの作業効率が飛躍的に向上します。
• Gmail、Google Chat、Google Meetといったコミュニケーションツールも状況に応じて使い分けましょう。

これらの基本機能を使いこなすことで、日々の業務がよりスムーズに、そして効率的になることを実感できるはずです。Google Workspaceは非常に多機能であり、今回ご紹介した以外にも便利な機能がたくさんあります。まずは基本をマスターし、徐々に活用の幅を広げていくことをお勧めします。

もし、自社での導入や活用推進、より高度な使い方についてサポートが必要な場合は、XIMIXがお客様のDX推進を強力にバックアップします。お気軽にご相談ください。