Google Workspaceの年度末更新作業を劇的に効率化！GASで作る一括処理ツールの勘所

はじめに

 

お客様の課題：手作業によるアカウント管理の限界

1.時間的制約：
限られた期間内に、膨大な数のアカウントを手作業で処理する必要がある。
2.オペレーションミス：
手作業での繰り返し操作は、IDの指定ミスや、停止と削除の取り違えといったヒューマンエラーを誘発しやすい。
3.心理的負担：
重要なアカウント情報を扱うため、担当者には常に正確性が求められ、大きなプレッシャーがかかる。

三つめの心理的負担は、最初の二つと無関係ではありません。限られた期間のなかで、取り違えの許されない操作を数百件、数千件と繰り返す——正確性へのプレッシャーは、そこから生まれています。これらの課題を解決するため、XIMIXチームはシンプルなツールの開発をご提案しました。

私たちが開発したツールの実体は、1枚のGoogleスプレッドシートとCSVファイルです。ITに詳しくない方でも直感的に操作できるよう、使い慣れたGoogleスプレッドシートをそのままインターフェースとして採用しました。

処理したいユーザーのID（メールアドレス）と、実施したい処理（「停止」または「削除」）を記述したCSVファイルを用意します。
2. Googleドライブへのアップロード:

用意したCSVファイルを、指定されたGoogleドライブのフォルダにアップロードします。
3. ツール（スプレッドシート）の実行:
   - ツール本体であるGoogleスプレッドシートを開きます。
   - ①でアップロードしたCSVファイルの「Googleドライブパス」と「ファイル名」を入力します。
   - 「実行」ボタンをクリックします。

  

実行後、ツールは自動的に処理を行い、結果を別シートに出力します。誰に、どのような処理を行い、成功したかどうかが一目でわかります。

 

このツールがなぜシンプルかつ効果的なのか。ポイントは3つあります。

Google Apps Script (GAS) の活用
ツールの心臓部にはGASが使われています。GASはGoogleのサービス（Drive, Sheets, Gmail等）を連携・操作するための強力な武器です。今回はAdmin SDK Directory Serviceを有効化し、GWSの特権管理者権限を持つユーザーが実行することで、ユーザー情報の更新を可能にしています。処理フローで「実行」ボタンを押すだけに見えた部分の裏側では、この仕組みが動いています。

CSVによる柔軟なデータ入力
処理対象のリストは、使い慣れたCSVファイルで管理できるようにしました。これにより、既存の学籍システムや人事システムから出力したデータを、少し加工するだけでツールに連携できます。

GoogleスプレッドシートのUI/UX

専用のWebアプリケーションを開発するのではなく、あえてGoogleスプレッドシートを操作画面としています。これにより、開発期間とコストを抑えつつ、ユーザーにとって馴染み深く、導入しやすいUI/UXを実現しました。

 

 

まとめ