本記事は、Google Workspace Studio(旧Flows)の実践ノウハウを100本紹介する連載「Google Workspace Studio活用方法100本ノック」の一つとなります。
会議の出欠確認、毎回手動でチェックするのは地味に手間ですよね。今回はGoogle Workspace StudioとGeminiを連携させ、カレンダー情報を基に未回答者を自動抽出し、Chatに通知するフローを構築します。
出欠確認という一手間を自動化し、会議運営を少しだけ楽にする方法をご紹介します。
| 難易度 | 初心者向け |
| 実現すること | Googleカレンダーの特定の会議情報を元に、出欠未回答者（承諾、欠席、未定以外）を抽出し、その結果をChatに通知する |
| 想定する対象者 | 会議の主催者 |
| 利用サービス | Google Calendar, Gemini, Google Chat |
今回作成するエージェントの代表的なユースケースとしては以下のようなことが考えられると思います。
エージェントの全体図です。
本エージェントは、会議の開催前に「会議に基づく情報」を元にGeminiで未回答者を抽出し、結果が「該当者なし」以外（未回答の該当者がいる場合のみ）Chatで通知する仕組みです。
どの会議を対象とするかを選択します。
ここでは「すべての会議」または「指定の会議（1会議のみ）」を選択することが可能です。
今回は「会議を指定」して構築を行います。
次に「時間オフセット」と「起動」です。
時間オフセットとは開始または終了後何分で実行するかを設定するものです。
今回「時間オフセット」は1日前、起動は「会議開始前」とします。
※時間オフセットは日、時間、分単位で実行が可能です
次に「Geminiに相談」を選択します。
会議に関する情報では「未回答者の情報」が直接取得できないため、「全招待者」「出席者」「欠席者・未定者」のメールアドレスを抽出し、その中からGeminiに未返答者を判定させます。
Geminiへの指示は下記です。
下記の情報を元に出欠返答をしていない人を抽出してください
出欠返答をしていない人がいない場合は、[該当者なし] と出力してください
全招待者
[ステップ 1:詳細リスト - すべてのゲストのメールアドレス]
出席者
[ステップ 1:詳細リスト - 承諾済み:ゲスト メールアドレス]
欠席者・未定者
[ステップ 1:詳細リスト - 未定/欠席: ゲスト メールアドレス]
Geminiが使用できるソースはハルシネーションを防ぐため、「ウェブ検索」「Workspace」のチェックは外します。
また、回答の形式は「リスト」「シンプルなリスト」を選択します。
リストを選択することで該当するメンバーのメールアドレスのみ抽出することができます。
条件分岐で「ステップ2:Geminiで作成されたコンテンツ」を選択し「[該当者なし]」を含まない場合、Chatで通知する使用とします。
条件分岐でChat通知の対象となった場合、通知するよう設定します
実際にカレンダーにテスト用に予定を設定して、実行を確認します。
下記のカレンダーでは１名未回答者がいます。
今回は「テスト（会議）」を元に実行したいと思います。
起動をクリックします。
フローが実行されたことが分かります。
フローが実行されると下記メッセージが通知されます。
出欠未回答者がいない場合は「該当者なし」と判断されメッセージは通知されません。
会議参加者が複数名であり、出欠未回答者が複数いる場合は、下記のように招待者ごとにカンマで区切って通知されます。
未回答者がいないことも確認したい場合、ステップ3で作成した「条件分岐」を削除してください。
変更後のフローは以下の通りです。
「条件分岐」を削除することで、全員が出欠回答している場合「該当者なし」の通知が届くようになります。
本エージェントは1件の会議を指定する設計ですが、複数の定例会議を横断的に監視したい場合は、以下のような対応が考えられます。
Google Workspace Studioを活用し、カレンダーとGeminiを連携させることで、会議の出欠未回答者を自動抽出してChatに通知する効率的な仕組みを構築しました。
本エージェントで主催者の確認作業を最小限に抑え、定例会議などの出欠確認の負担を軽減することが期待できます。
本エージェントを活用して日々のルーチンワークの自動化・効率化の検討を検討してみてください。